Genesys i3: la plataforma que se adapta a la administración electrónica.

En el II Congreso de Gobierno Digital, Audifilm realizó dos presentaciones, la primera tuvo lugar el miércoles 25 bajo el título “Genesys i3: la plataforma tecnológica más avanzada y escalable para un máximo rendimiento del servicio e-SET de la AOC” y la segunda de ellas se llevó a cabo el jueves 26 y se presentó “Genesys i3 d’Audifilm: la plataforma que se adapta a cualquier hoja de ruta hacia la Administración Electrónica”.

Esta última presentación la inició Joaquim Mestres, Director de Operaciones de Audifilm. En primer lugar se hizo una introducción a la plataforma Genesys i3 en la que se describieron brevemente sus puntos más importantes, entre ellos, la facilidad de adaptación a diferentes entornos pudiendo utilizarse la misma plataforma tanto en una organización pequeña, con menos de 100 habitantes, hasta en una de mayor envergadura, como puede ser una organización de más de 300.00 habitantes. Además se destacó el hecho de que la plataforma permite disponer de diferentes sistemas integrados de forma transparente, evitando la necesidad de tener que saltar entre diferentes plataformas, mediante la interoperabilidad de diferentes sistemas.

Otro punto muy importante es la capacidad de diseñar los procedimientos desde un punto de vista versátil, pudiendo crearlos de forma 100% abierta, semi-asistidos, o 100% guiados, correspondiéndose con el RAE, PAC y PAE.

Realizada esta introducción 4 usuarios diferentes relataron sus propias experiencias hacia la transformación digital.

Montserrat Devesa del Ayuntamiento de Sant Llorenç Savall, municipio que cuenta con una población de unos 2400 habitantes, explicó como la organización inició su proceso de informatización y seguimiento de expedientes en septiembre de 2015 y en el año 2016 realizó la implantación de Genesys i3. Actualmente todos los departamentos utilizan esta plataforma y el factor de éxito de este proceso ha sido la buena disposición de los usuarios y la aceptación del cambio entre todos ellos, con el soporte recibido por parte de Audifilm a esta evolución.

Uno de los factores de riesgo, era la migración del registro y de los expedientes, tarea que con la colaboración de Audifilm se pudo realizar de un día para otro. Todos estos pasos han supuesto un gran esfuerzo para toda la organización, pero se ha conseguido disponer de un entorno unificado e integrado.

A continuación Pep Budí, responsable de nuevas tecnologías del Ayuntamiento de Cambrils, hizo un recorrido sobre su evolución digital, basado en un núcleo de personas, territorio y documentos. No solo ha sido un cambio tecnológico, ya que ha supuesto rediseñar su método organizativo en el que se han visto afectados todos los usuarios del ayuntamiento, pero se ha conseguido que toda la organización trabaje bajo el mismo método.

Un punto importante en este proceso ha sido la reutilización de la información de forma transversal, mediante la integración de diferentes canales y servicios, incluidas otras plataformas.

Por su parte, Valentín Gómez del Ayuntamiento de Mollet del Vallès, municipio de 52.000 habitantes y que cuenta con una plantilla de unas 300 personas, relató su experiencia para garantizar el acceso electrónico a los diferentes servicios. El Ayuntamiento está plenamente integrado con los servicios del Consorcio AOC, con procedimientos guiados y un sistema abierto. Para conseguirlo se ha realizado un completo cambio organizativo orientado a la ciudadanía. Todo este proceso se ha basado en la creación de una célula de innovación, la cual trabaja con mucha ilusión y cuenta con el apoyo de los diferentes componentes del ayuntamiento, y además tiene “licencia” para innovar. Gracias a este grupo se ha elaborado una estrategia de comunicación diferente que utiliza canales distintos de los habituales.

Por último, Ascen Moro del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat comenzó haciendo una pregunta: ¿Qué entendemos por administración electrónica?, a la que fue dando respuesta a lo largo de su exposición. Para su organización no consiste en hacer lo mismo pero con tecnología, si no en usar la tecnología para cambiar los procesos y la forma de trabajar. Hay que pasar de ser reactivos a proactivos, utilizando la información y los datos para conseguir ser predictivos.

Para ello ha sido necesaria tanto la colaboración interna, como la público-privada así como con otras administraciones. Todo el proceso se basa en una sencilla pregunta ¿Qué tipo de administración queremos ser? Y la respuesta en su caso es, una organización inteligente estructurada en una arquitectura integrada de servicios, orientada a procesos simplificados y comunes.

Para navegar en esta evolución han sido cuatro los pilares básicos:

  • Arquitectura.
  • Modelo de datos.
  • Bus de servicios.
  • Gestión de procesos y documentos.

Aunque en este momento no han alcanzado la anulación completa del papel ya que tienen que implementar la digitalización del registro de entrada, han dado grandes pasos para avanzar en la administración electrónica.

La transformación digital ya está aquí, #bastadeexcusas

Aquí os enlazamos el vídeo completo de la sesión.

Audifilm

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