Genesys i3: la plataforma que se adapta a cualquier hoja de ruta hacia la administración electrónica

Los días 25 y 26 de enero, en el II Congreso de Gobierno Digital, con el patrocinio de Audifilm se realizaron dos presentaciones. Ya os hemos hablado sobre la primera en este artículo; la segunda se centró principalmente en la metodología e-SET, cubriéndose lo qué es e-SET, y cómo la plataforma Genesys i3 es la más avanzada y escalable, para un máximo rendimiento del Servicio e-SET de la AOC.

Joan Font hizo la introducción, para continuar con la intervención de Marta Arderiu, Subdirectora del Consorcio AOC, en el que dio respuesta a qué es e-SET.

Desde AOC se impulsa la metodología, dando cobertura a la red de ayuntamientos catalanes para que puedan cumplir con los retos de la administración electrónica, Leyes 39 y 40/2015, independientemente del número de habitantes y/o trabajadores municipales, aunque se centren en los que tienen menos de 60 trabajadores, ya que éstos cuentan con menos recursos e infraestructura.

Los objetivos principales de la metodología es buscar la transversalidad, y que todos los empleados de la administración pública trabajen de la misma forma. Disponer de un entorno de archivo y clasificación documental unificado, acceso a la firma electrónica, acceso remoto a la información, tanto de forma interna como externa, cubrir las fases básicas de la tramitación y que todos los involucrados en el proceso dispongan de la información necesaria sobre las actividades pendientes. Siendo un punto muy importante el acceso a la digitalización en origen. e-SET no es tecnología, es metodología, afirma Marta como cierre de su turno.

Siguió Joan Font con la descripción de Genesys i3 y sus principales componentes, y cómo esta plataforma se adapta e integra en la metodología e-SET.

Seguidamente Meritxell Vargas, secretaria municipal y directora del despliegue de la administración electrónica del Ayuntamiento de Viladecavalls, con 7.395 habitantes y 75 trabajadores, explicó las ventajas del uso de la metodología e-SET y cómo Genesys i3 los ha ayudado en el camino hacia la administración electrónica.

Su punto de partida es el año 2014 en el cual se tomó la decisión de trabajar sobre el modelo e-SET, iniciándose una consultoría externa que los ayudara a orientar sus pasos. Se inició el proceso de trabajo sobre las normativas, una formación integral para todos los trabajadores y que todos los participantes en el proyecto tomaran e-SET como la metodología de trabajo; también se realizó un análisis de la infraestructura y software disponible en la organización. El año 2015 y mediante un decreto de alcaldía se puso en marcha la primera fase para la implantación de la administración electrónica y la firma electrónica, y sobre todo impulsar la formación del personal; una vez conocida la metodología, se empieza a poner herramientas adaptadas a esta forma de trabajo. El año 2016 se dispone de una tramitación electrónica completa, al 100%, y se implanta un workflow básico. Se realiza la implantación de la primera herramienta de Audifilm, siendo el 2017 cuando se hace el cambio final de proveedor de tecnología. La implantación de Genesys i3 los ayudó a traspasar de forma sencilla y eficaz, 1.670 expedientes, 22.438 documentos, de los cuales 8.535 llevan firma electrónica, siendo la implantación un éxito.

A continuación, Carles Banús, Alcalde de Tavèrnoles y Consejero Delegado del Consell Comarcal d’Osona, ayuntamiento de la orden de 300 habitantes, destacó una serie de puntos sobre los pasos que han dado en la implantación de la administración electrónica en un entorno pequeño y con pocos recursos, donde ha sido primordial el liderazgo interno tanto a nivel político como técnico de este método de trabajo. Destaca en su intervención los pocos recursos requeridos por Audifilm para realizar la implantación, habiendo sido ésta ordenada y rápida. Parte del éxito de la implantación se debe al hecho que es una herramienta fácil de usar, amigable y muy flexible, pero sobre todo muy intuitiva. Una de las ventajas reseñadas por Carles es la movilidad, permitiendo que por ejemplo secretarios que no trabajan al 100% en el ayuntamiento puedan firmar expedientes de forma remota, desde su móvil o tablet.

Víctor Duque no pudo asistir a la presentación y delegó en Elisabeth Udina la misma. El Ayuntamiento de Riudarenes, con 2.148 habitantes y 6 trabajadores, dispone de los mismos formados en la metodología e-SET. Probablemente haya sido una de las administraciones locales que más rápido ha realizado la implantación de esta metodología, en la que han sido necesarias 3 jornadas para el despliegue de e-SET, y otras 3 para la implantación de Genesys i3. Puntos destacados en el proceso han sido que el usuario se ha adaptado de forma sencilla al cambio de plataforma, se dispone de una gestión ágil e integrada, mediante un potente núcleo y un registro y gestión de expedientes y documentos, y una gestión de tareas y calendario corporativo integrados en el sistema.

Una vez finalizada la parte de presentación de experiencias de Genesys i3 como plataforma para la implantación de la metodología e-SET, Elisabeth Udina de la consultora Buisi Tools, habló como experta en el despliegue de modelos de trabajo y en concreto de e-SET. Uno de los puntos importantes que destacó es la imposibilidad de invertir los factores, el primero es ayudar a las personas y las herramientas vienen después.

El fin de la charla la hizo Joan Font en la qual dejó un mensaje, “No a la digitalización del caos” y “Si a la transformación digital”.

Audifilm

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