Experiències d’usuaris de Genesys i3

Genesys i3 és una plataforma oberta, adaptable integrada e integradora, i la millor forma de demostrar-ho no és que ho digui Audifilm. Al II Congrés de Govern Digital van ser varis els usuaris de la plataforma que van explicar les seves experiències.

Aquí us deixem una sèrie de vídeos en els quals és el propi usuari qui explica els avantatges i beneficis de l’ús de Genesys i3.

    • Ajuntament de Sant Feliu Llobregat

    • Ajuntament de Mollet del Vallès

    • Ajuntament de Cambrils

    • Ajuntament de Sant Llorenç Savall

    • Ajuntament de Viladecavalls

    • Ajuntament de Tavèrnoles

Genesys i3: la plataforma que s’adapta a qualsevol full de ruta cap a l’administració electrònica

Els dies 25 i 26 de gener, al II Congrés de Govern Digital, amb el patrocini d’Audifilm, es van realitzar dues presentacions. Ja us hem parlat sobre la primera en aquest article; la segona es va centrar principalment en la metodologia e-SET, cobrint-se el què és e-SET, i com la plataforma Genesys i3 és la més avançada i escalable, per a un màxim rendiment del Servei e-SET de l’AOC.

En Joan Font va fer la introducció, per a continuar amb la intervenció de Marta Arderiu, Subdirectora del Consorci AOC, en el qual va donar resposta a què és e-SET.
Des de AOC s’impulsa aquesta metodologia, donant cobertura a la xarxa d’ajuntaments catalans perquè puguin complir amb els reptes de l’administració electrònica, Lleis 39 i 40/2015, independentment del nombre d’habitants i/o treballadors municipals, encara que se centren en els quals tenen menys de 60 treballadors, ja que aquests compten amb menys recursos i infraestructura.

Els objectius principals de la metodologia és buscar la transversalitat, i que tots els empleats de l’administració pública treballin de la mateixa forma. Disposar d’un entorn d’arxiu i classificació documental unificat, accés a la signatura electrònica, accés remot a la informació tant de forma interna com a externa, cobrir les fases bàsiques de la tramitació i que tots els involucrats en el procés disposin de la informació necessària sobre les activitats pendents. Sent un punt molt important l’accés a la digitalització en origen. e-SET no és tecnologia, és metodologia, afirma la Marta com a tancament del seu torn.

Va seguir en Joan Font amb la descripció de Genesys i3 i els seus principals components, i com aquesta plataforma s’adapta i integra a la metodologia e-SET.

Seguidament la Meritxell Vargas, secretària municipal i directora del desplegament de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Viladecavalls, amb 7.395 habitants i 75 treballadors, va explicar els avantatges de l’ús de la metodologia e-SET i com Genesys i3 els ha ajudat en el camí cap a l’administració electrònica.

El seu punt de partida és l’any 2014 en el qual es va prendre la decisió de treballar sobre el model e-SET, iniciant-se una consultoria externa que els ajudés a orientar els seus passos. Es va iniciar el procés de treball sobre les normatives, una formació integral per a tots els treballadors i que tots els participants en el projecte prenguessin e-SET com la metodologia de treball; també es va realitzar un anàlisi de la infraestructura i programari disponible en l’organització. L’any 2015 i mitjançant un decret d’alcaldia es va engegar la primera fase per a la implantació de l’administració electrònica i la signatura electrònica, i sobretot impulsar la formació del personal; una vegada coneguda la metodologia, es comença a posar eines adaptades a aquesta forma de treball. L’any 2016 es disposa d’una tramitació electrònica completa, al 100%, i s’implanta un workflow bàsic. Es realitza la implantació de la primera eina d’Audifilm, sent el 2017 quan es fa el canvi final de proveïdor de tecnologia. La implantació de Genesys i3 els va ajudar a traspassar de forma senzilla i eficaç, 1.670 expedients, 22.438 documents, dels quals 8.535 porten signatura electrònica, havent estat la implantació un èxit.

A continuació, en Carles Banús, Alcalde de Tavèrnoles i Conseller Delegat del Consell Comarcal d’Osona, ajuntament de l’ordre de 300 habitants, va destacar una sèrie de punts sobre els passos que han donat en la implantació de l’administració electrònica en un entorn petit i amb pocs recursos, on ha estat primordial el lideratge intern tant a nivell polític com a tècnic d’aquest mètode de treball. Destaca en la seva intervenció els pocs recursos requerits per Audifilm per realitzar la implantació, havent estat aquesta ordenada i ràpida. Part d’èxit de la implantació es deu al fet que és una eina fàcil d’usar, amigable i molt flexible, però sobretot molt intuïtiva. Un dels avantatges ressenyats per en Carles és la mobilitat, permetent que per exemple secretaris que no treballen al 100% a l’ajuntament puguin signar expedients de forma remota, des del seu mòbil o tauleta.

En Víctor Duque no va poder assistir a la presentació i va delegar en l’Elisabeth Udina la mateixa. L’Ajuntament de Riudarenes, amb 2148 habitants i 6 treballadors, disposa de tots els seus treballadors formats en la metodologia e-SET. Probablement hagi estat una de les administracions locals que més ràpid ha realitzat la implantació d’aquesta metodologia, en la qual han estat necessàries 3 jornades per al desplegament d’e-SET, i unes altres 3 per a la implantació de Genesys i3. Punts destacats en el procés han estat que l’usuari s’ha adaptat de forma senzilla al canvi de plataforma, es disposa d’una gestió àgil i integrada, mitjançant un potent nucli i un registre i gestió d’expedients i documents, i una gestió de tasques i calendari corporatiu integrats en el sistema.

Una vegada finalitzada la part de presentació d’experiències de Genesys i3 com a plataforma per a la implantació de la metodologia e-SET, l’Elisabeth Udina de la consultora Buisi Tools, va parlar com a experta en el desplegament de models de treball i en concret d’e-SET. Un dels punts importants que va destacar és la impossibilitat d’invertir els factors, el primer és ajudar a les persones i les eines vénen després.

La fi de la xerrada la va fer Joan Font en la qual va deixar un missatge, “No a la digitalització del caos” i “Si a la transformació digital”.

Genesys i3: la plataforma que s’adapta a l’administració electrònica.

Al II Congrés de Govern Digital, Audifilm va realitzar dues presentacions, la primera va tenir lloc el dimecres 25, sota el títol “Genesys i3: la plataforma tecnològica més avançada i escalable per a un màxim rendiment del servei e-SET de l’AOC” i la segona d’elles es va dur a terme el dijous 26, i es va “Genesys i3 d’Audifilm: la plataforma que s’adapta a qualsevol full de ruta cap a l’Administració Electrònica. 

Aquesta última presentació la va iniciar en Joaquim Mestres, Director d’Operacions d’Audifilm. En primer lloc es va fer una introducció a la plataforma Genesys i3 on va descriure breument els seus punts més importants, entre els quals, la facilitat d’adaptació a diferents entorns podent utilitzar-se la mateixa plataforma tant en una organització petita, amb menys de 100 habitants, fins a una de major envergadura, com pot ésser una organització de més de 300.00 habitants. A més va destacar el fet que la plataforma permet disposar de diferents sistemes integrats de forma transparent, evitant la necessitat d’haver de saltar entre diferents plataformes, mitjançant la interoperabilitat de diferents sistemes.

Un altre punt molt important és la capacitat de dissenyar els procediments des d’un punt de vista versàtil, podent crear-los de forma 100% oberta, semi-assistits, o 100% guiats, corresponent-se amb el RAE, PAC i PAE.

Realitzada aquesta introducció 4 usuaris diferents van relatar les seves pròpies experiències fins a la transformació digital.

Montserrat Devesa de l’Ajuntament de Sant Llorenç Savall, municipi que compta amb una població d’uns 2400 habitants, va explicar com la organització va iniciar el seu procés d’informatització i seguiment d’expedients el setembre de 2015 i l’any 2016 va realitzar la implantació de Genesys i3. Actualment tots els departaments utilitzen aquesta plataforma i el factor d’èxit d’aquest procés ha estat la bona disposició dels usuaris i l’acceptació del canvi entre tots ells, amb el suport rebut per part d’Audifilm en aquesta evolució.

Un dels factors de risc, era la migració del registre i dels expedients, tasca que amb la col·laboració d’Audifilm es va poder realitzar d’un dia per l’altre. Tots aquests passos han suposat un gran esforç per a tota la organització, però s’ha aconseguit disposar d’un entorn unificat i integrat.

A continuació en Pep Budí, responsable de noves tecnologies de l’Ajuntament de Cambrils, va fer un recorregut sobre la seva evolució digital, basat en un nucli de persones, territori i documents. No només ha estat un canvi tecnològic, ja que ha suposat redissenyar el seu mètode organitzatiu en el qual s’han vist afectats tots els usuaris de l’ajuntament, però s’ha aconseguit que tota la organització treballi sota el mateix mètode.

Un punt important en aquest procés ha estat la reutilització de la informació de forma transversal, mitjançant la integració de diferents canals i serveis, incloses altres plataformes.

Per la seva banda, Valentín Gómez de l’Ajuntament de Mollet del Vallès, municipi de 52.000 habitants i que compta amb una plantilla d’unes 300 persones, va relatar la seva experiència per a garantir l’accés electrònic als diferents serveis. L’Ajuntament està plenament integrat amb els serveis del Consorci AOC, amb procediments guiats i un sistema obert. Per aconseguir-ho s’ha realitzat un complet canvi organitzatiu orientat a la ciutadania. Tot aquest procés s’ha basat en la creació d’una cèl·lula d’innovació, la qual treballa amb molta il·lusió i compta amb el suport dels diferents components de l’ajuntament, i a més té “llicència” per a innovar. Gràcies a aquest grup s’ha elaborat una estratègia de comunicació diferent que utilitza canals diferents dels habituals.

Por últim, Ascen Moro de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat va començar fent una pregunta: Què entenem per administració electrònica?, a la que va anar donant resposta al llarg de la seva exposició. Per a la seva organització no consisteix en fer el mateix però amb tecnologia, sinó en utilitzar la tecnologia per canviar els processos i la manera de treballar. S’ha de passar de ser reactius a proactius, utilitzant la informació i les dades per aconseguir ser predictius.

Per assolir-ho ha estat necessària tant la col·laboració interna, como la públic-privada així com amb altres administracions. Tot el procés es basa en una senzilla pregunta: Quin tipus d’administració volem ésser? I la resposta en el seu cas és, una organització intel·ligent, estructurada en una arquitectura integrada de serveis, orientada a processos simplificats i comuns.

Per navegar en aquesta evolució han estat quatre els pilars bàsics:

  • Arquitectura.
  • Model de dades.
  • Bus de servis.
  • Gestió de processos i documents.

Tot i que en aquest moment no han assolit l’anul·lació completa del paper ja que han d’implementar la digitalització del registre d’entrada, han donat grans passos per avançar en l’administració electrònica.

La transformació digital ja està aquí, #prouexcuses

Aquí us enllacem el vídeo complet de la sessió.

L’Ajuntament d’Olot implanta amb èxit l’Autoliquidació Electrònica de l’Impost de Vehicles per a operadors externs

En Josep Rebugent, Cap de la Secció d’Ingressos de l’Ajuntament, ha volgut compartir l’experiència viscuda i les millores que ha experimentat l’entitat des de la implantació d’aquest procediment, ja que, juntament amb tot el seu equip i el Departament d’Informàtica de l’Ajuntament, han treballat conjuntament amb Audifilm a l’hora de l’elaboració i anàlisi d’aquest tràmit.

L’Ajuntament d’Olot ha donat un pas més, molt important, en la seva línia d’innovació i d’aplicació de l’Administració Electrònica en la seva gestió, no solament en la tramitació interna, sinó també amb la relació amb el ciutadà, com és el cas que ens ocupa.

Amb aquest sistema, l’usuari de l’Ajuntament deixa de fer l’autoliquidació de vehicles com es feia cada vegada que ho requeria un interessat (el particular directament, el representant del titular del vehicle o un operador autoritzat –gestoria, concessionari de compra-venda de vehicles, etc-…).

A partir d’ara el primer ja no intervé en la realització del procés, ja que és l’operador interessat, qui des de casa, s’organitza i realitza ell mateix l’autoliquidació quan ho necessita. La feina de l’Ajuntament es limita a repassar de forma àgil l’autoliquidació feta per l’interessat.

Entre les característiques del sistema, hem de destacar:

  • Recull tant els impostos amb quota positiva, com els exempts, com els bonificats.
  • L’interessat inserta tota la documentació tècnica referent al vehicle, així com els documents acreditatius de les exempcions/bonificacions.
  • La mateixa plataforma tant permet imprimir el document cobratori, com efectuar el pagament on-line.
  • L’autoliquidació queda incorporada automàticament al registre d’entrada de l’Ajuntament (assignació de número automàtica).
  • La integració amb el seguiment d’expedients permet veure la informació totalment ordenada i classificada. Així se sap en tot moment en quin estat està cada una de les peticions dels interessats.
  • Es crea automàticament l’objecte tributari i per tant es produeix el manteniment automàtic del padró de vehicles.

 

Impuesto de Vehículos

D’aquesta manera, s’ha assolit el principal objectiu que es perseguia, ja que s’ha millorat el procés tant des del punt de vista de l’interessat, com també del treballador de l’Ajuntament:

Des del punt de vista del treballador de l’Ajuntament:

a)     Hi ha hagut una reducció de temps (de l’ordre del 50%) i de costos en la realització del procés.

b)     S’ha notat una millora qualitativa en la recollida d’informació (més completa i més ordenada).

Gestión Electrónica del Impuesto de VehículosDes del punt de vista de l’operador extern:

a)     Hi ha hagut una reducció de temps i de costos en la realització del procés.

b)     S’ofereix la possibilitat de poder efectuar el tràmit quan es vulgui, sense dependència ni necessitat de desplaçar-se a l’Ajuntament.

c)     Es permet efectuar el pagament on-line des de la mateixa plataforma.

d)     A més, es pot visualitzar en tot moment l’estat del seu tràmit, on també es pot accedir a veure tots els documents annexats. 

Des d’Audifilm els animem a seguir avançant en la mateixa línia d’innovació i de millora de la gestió tant interna com externa, i els agraïm els esforços i la implicació que han tingut per tal de poder-ho dur a terme.

El Tràmit online per realitzar l’Alta de Vehicles de Tracció Mecànica

Caso de éxito del Ayuntamiento de SoriaSobre la plataforma d’Administració Electrònica Genesys i 3 , Audifilm ha desenvolupat l’eAVTM (tràmit on-line de l’Alta de Vehicles de Tracció Mecànica). Es tracta d’un procediment via Web que dóna d’alta un vehicle al municipi i genera la liquidació corresponent. 

Actualment, l’eAVTM es troba en funcionament a l’Ajuntament de Soria, el qual ha estat el primer usuari del mateix. En el següent enllaç podreu descobrir totes les característiques d’aquest procediment:

 Cas d’Èxit – Ajuntament de Sòria

També podeu consultar altres Casos d’Èxit

Llestos per innovar en l’administració pública

Audifilm participarà al CNIS 2015 en diferents activitats, una de les quals serà una xerrada sobre la modernització en la gestió interna de l’Ajuntament de Mollet del Vallès. 

L’Ajuntament de Mollet del Vallès té com a objectiu, amb aquest projecte, establir la base del canvi de model de la gestió interna, essent el pilar de la mateixa la Gestió d’Acords i Resolucions dels Òrgans de Govern, eix principal d’un sistema transversal de tramitació electrònica d’expedients: Tramitació en línia, Validació interna, Propostes de resolucions, Acords, Notificacions, Publicació i Arxiu. S’analitzarà el passat, present i futur, i es podrà veure com s’han afrontat els diferents reptes, dificultats, i sobretot els beneficis aconseguits i previstos, des dels punts de vista polític, jurídic, organitzatiu i tecnològic.

També es mostrarà com les funcionalitats de la plataforma d’Administració Electrònica Genesys i3 d’Audifilm, essent un sistema Integral,  Integrat i Integrador, donen cobertura a la necessitat d’un sistema parametritzable, obert i basat en eines BPM, que permet la implantació d’un model transparent, obert, interoperable i accessible.

Èxit en la implantació de la Factura Electrònica als clients d’Audifilm, usuaris de Genesys

Audifilm ha estat treballant en la Factura Electrònica des de fa més de tres anys, amb la finalitat d’adaptar la solució Genesys a la nova legislació que es va introduir el 15 de gener de 2015. Aquesta anticipació, realitzada gràcies a la col·laboració de diversos clients que van fer de pilots en aquestes funcionalitats, ha fet que les implantacions realitzades hagin estat un èxit. Continua llegint

Premis Administració Oberta

Audifilm participará en el Congreso de Gobierno DigitalEls passats 21 i 22 de gener es va celebrar el primer Congrés de Govern Digital al Palau de Congressos de la Fira de Barcelona, i en el marc d’aquest, es van concedir els premis d’Administració oberta a diferents ajuntaments.

Els premis es donen en base a l’avaluació realitzada en el 14è informe sobre Administració electrònica que ha elaborat el Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (AOC). Entre d’altres, aquest informe recull i valora aspectes com per exemple, si la web municipal ofereix tramitació electrònica; si té seu electrònica i tauler electrònic d’edictes; si els proveïdors hi poden dipositar factures electròniques o rebre notificacions electròniques, o bé si l’ajuntament intercanvia dades telemàticament amb altres administracions.

D’entre els guardonats hi ha varis ajuntaments amb els que Audifilm hi col·labora directament i als quals els volem enviar una especial felicitació i animar-los a seguir en la mateixa línia i avançant conjuntament per tal d’assolir nous reptes.

A continuació us detallem els diferents ajuntaments premiats, i la categoria a la que pertanyen. També us enllacem a les respectives pàgines web de cada un per tal que pugueu llegir les diferents notícies publicades:

Categoria d’ajuntaments de més de 50.000 habitants:

-        El Prat de Llobregat

-        Mollet del Vallès

Categoria d’ajuntaments entre 20.001 i 50.000 habitants:

-        Sant Feliu de Llobregat

-        Cambrils

-        El Masnou

-        Salt

 Categoria d’ajuntaments entre 5.001 i 20.000 habitants:

-        Malgrat de Mar

Participació de Audifilm al Congrés de Govern Digital

El Congrés de Govern Digital ha estat un èxit. Més de 1.300 persones vàrem passar pel Palau de Congressos de Barcelona erigint-se com a un veritable espai de trobada i d’intercanvi de coneixement, amb experiències i debat sobre les infraestructures que han de permetre una bona governança i una gestió pública eficient. Continua llegint

Les claus de l’èxit de la innovació a les administracions locals avui, taula – debat a la #14rua

Fa uns dies vàrem celebrar l’edició d’aquest any 2014 de la Reunió d’Usuaris d’Audifilm. En aquesta ocasió vam realitzar un interessant debat sobre les claus de l’èxit en la innovació a les administracions locals avui en dia. Un tema que preocupa, sobretot avui, quan s’han de realitzar projectes innovadors per tal de cobrir noves necessitats, optimitzar els recursos existents i modernitzar antics processos. Continua llegint