Transformació digital en les AAPP – CNADE

Durant els passats dies 24 i 25 de gener, Audifilm Grup Al va participar al Congrés Nacional d’Arxiu i Document Electrònic, que es va celebrar a Leganés.

Audifilm Grup Al va presentar la visió de la transformació digital, des del punt de vista de la solució per a l’administració pública Genesys i3, juntament amb l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat, mostrant l’experiència d’un cas real.

Ascen Moro, responsable de la Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat, va explicar la seva experiència en la transformació digital i com ha evolucionat al llarg dels últims anys.

Per convertir l’oceà de dades en coneixement, l’ajuntament va crear, a finals del segle XX, un full de ruta que s’ha mantingut al llarg de les diferents legislatures, i ha mantingut un enfocament de dins cap a fora, buscant sempre la transmissió de la informació al ciutadà.

Aquest enfocament, segueix el concepte dels diferents anàlisis que s’estan realitzant sobre la utilització del Big Data en l’administració pública, i que indiquen que es produirà un gran estalvi econòmic, basat en la reutilització de la informació.

Cal tenir en compte que aquest procés no és un fenomen local, sinó que té un abast més global. A Europa, s’entén que no solament hi ha lliure circulació de persones i mercaderies, també és un objectiu primordial l’intercanvi de dades.

Els set principis europeus per aconseguir el propòsit de l’eliminació d’obstacles digitals en les administracions públiques, són:

-    Digital per defecte: les AAPP oferiran serveis digitals com a opció preferent.
-    Principi d’una sola vegada: garantir que la ciutadania i les empreses subministrin la informació una única vegada a les AAPP.
-    Inclusió i accessibilitat: les AAPP dissenyaran serveis públics digitals inclusius de forma predeterminada i adaptats a les diferents necessitats.
-    Obertura i transparència: garantir que la ciutadania i les empreses puguin tenir control d’accés i rectificació de les seves pròpies dades.
-    Transfronterer: facilitar la mobilitat dins del marc europeu.
-    Interoperabilitat: lliure circulació de dades i serveis digitals en la UE.
-    Confiança i Seguretat: més enllà del compliment normatiu de protecció de dades, privacitat i seguretat de TI, integrant aquests elements en la fase de disseny.

 En aquest procés, no només s’ha de parar atenció als mitjans tècnics, sinó en l’arquitectura jurídica, mitjançant una visió clara de les diferents normatives que s’apliquen a aquests processos. 

El model de gestió es basa en tres pilars fonamentals:

- Model de dades: qualitat de la informació.
- Gestió de processos i documents: simplificació, classificació, conservació i accés.
- Bus de serveis: interoperabilitat.

Recomanem veure el vídeo de la presentació, molt interessant per l’exercici de la implementació de la transformació digital en les AAPP.

Illes de coneixement en un oceà de dades.

Durant la celebració del XVI Congrés de Archivístiva Audifilm va participar amb una ponència en la qual Ascen Moro de l’Ajuntament de Sant Feliú de Llobregat va explicar l’evolució de la implantació de les diferents normatives digitals a l’ajuntament.

Illes de coneixement en un oceà de dades

Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de CatalunyaAquest és el títol de la ponència que realitzarà Audifilm el proper 5 de maig a les 11:30, en el marc del Congrés d’Arxivística i Gestió Documental, que es celebrarà els dies 4, 5 i 6 de maig de 2017 a Reus.

La gran quantitat de dades existents en una organització, la necessitat de gestionar tots els documents, la validació dels mateixos i la seguretat necessària associada a aquests procediments, fan que Genesys i3 sigui una plataforma adequada per a aquestes necessitats.

Genesys i3 permet mantenir i realitzar la gestió integral del cicle de vida de la informació, per a la reutilització contínua de dades i documents, automatitzant en l’origen.

Esperem comptar amb la seva presència en aquest VVI Congrés d’Arxivística i Gestió Documental.

Experiències d’usuaris de Genesys i3

Genesys i3 és una plataforma oberta, adaptable integrada e integradora, i la millor forma de demostrar-ho no és que ho digui Audifilm. Al II Congrés de Govern Digital van ser varis els usuaris de la plataforma que van explicar les seves experiències.

Aquí us deixem una sèrie de vídeos en els quals és el propi usuari qui explica els avantatges i beneficis de l’ús de Genesys i3.

    • Ajuntament de Sant Feliu Llobregat

    • Ajuntament de Mollet del Vallès

    • Ajuntament de Cambrils

    • Ajuntament de Sant Llorenç Savall

    • Ajuntament de Viladecavalls

    • Ajuntament de Tavèrnoles

II Aspectes pràctics de la Transformació Digital.

Fa un mes aproximadament comencem amb una sèrie de vídeos de Ascen Moro de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat i amb el títol “Impactes en l’organització de la nova regulació del procediment administratiu”.

Aquí fem lliurament de la segona tanda d'aquests vídeos en els quals es dóna continuïtat al procés cap a la implementació de l'administració digital. 

Aquí estan les tres següents lliuraments.

4.- Nou escenari, nou model d'administració.

5.- Novetats i elements de la llei 39/40.

6.- Fase d'inici.

#CNIS2017

Un bon regust de boca ens ha deixat aquest #CNIS2017, molta activitat al voltant de l’administració electrònica. Durant dos dies s’ha celebrat aquest event a la FNMT, lloc habitual, on Audifilm ha tingut una gran activitat.

Aquí us deixem el video de la presentació d’Audifilm.

I a aquest enllaç l’entrevista que li varen fer a en Joan Font a la radio.

 

Ens veiem al #CNIS2018 ?

CNIS 2017CNIS 2017CNIS 2017CNIS 2017

Genesys i3: la plataforma que s’adapta a qualsevol full de ruta cap a l’administració electrònica

Els dies 25 i 26 de gener, al II Congrés de Govern Digital, amb el patrocini d’Audifilm, es van realitzar dues presentacions. Ja us hem parlat sobre la primera en aquest article; la segona es va centrar principalment en la metodologia e-SET, cobrint-se el què és e-SET, i com la plataforma Genesys i3 és la més avançada i escalable, per a un màxim rendiment del Servei e-SET de l’AOC.

En Joan Font va fer la introducció, per a continuar amb la intervenció de Marta Arderiu, Subdirectora del Consorci AOC, en el qual va donar resposta a què és e-SET.
Des de AOC s’impulsa aquesta metodologia, donant cobertura a la xarxa d’ajuntaments catalans perquè puguin complir amb els reptes de l’administració electrònica, Lleis 39 i 40/2015, independentment del nombre d’habitants i/o treballadors municipals, encara que se centren en els quals tenen menys de 60 treballadors, ja que aquests compten amb menys recursos i infraestructura.

Els objectius principals de la metodologia és buscar la transversalitat, i que tots els empleats de l’administració pública treballin de la mateixa forma. Disposar d’un entorn d’arxiu i classificació documental unificat, accés a la signatura electrònica, accés remot a la informació tant de forma interna com a externa, cobrir les fases bàsiques de la tramitació i que tots els involucrats en el procés disposin de la informació necessària sobre les activitats pendents. Sent un punt molt important l’accés a la digitalització en origen. e-SET no és tecnologia, és metodologia, afirma la Marta com a tancament del seu torn.

Va seguir en Joan Font amb la descripció de Genesys i3 i els seus principals components, i com aquesta plataforma s’adapta i integra a la metodologia e-SET.

Seguidament la Meritxell Vargas, secretària municipal i directora del desplegament de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Viladecavalls, amb 7.395 habitants i 75 treballadors, va explicar els avantatges de l’ús de la metodologia e-SET i com Genesys i3 els ha ajudat en el camí cap a l’administració electrònica.

El seu punt de partida és l’any 2014 en el qual es va prendre la decisió de treballar sobre el model e-SET, iniciant-se una consultoria externa que els ajudés a orientar els seus passos. Es va iniciar el procés de treball sobre les normatives, una formació integral per a tots els treballadors i que tots els participants en el projecte prenguessin e-SET com la metodologia de treball; també es va realitzar un anàlisi de la infraestructura i programari disponible en l’organització. L’any 2015 i mitjançant un decret d’alcaldia es va engegar la primera fase per a la implantació de l’administració electrònica i la signatura electrònica, i sobretot impulsar la formació del personal; una vegada coneguda la metodologia, es comença a posar eines adaptades a aquesta forma de treball. L’any 2016 es disposa d’una tramitació electrònica completa, al 100%, i s’implanta un workflow bàsic. Es realitza la implantació de la primera eina d’Audifilm, sent el 2017 quan es fa el canvi final de proveïdor de tecnologia. La implantació de Genesys i3 els va ajudar a traspassar de forma senzilla i eficaç, 1.670 expedients, 22.438 documents, dels quals 8.535 porten signatura electrònica, havent estat la implantació un èxit.

A continuació, en Carles Banús, Alcalde de Tavèrnoles i Conseller Delegat del Consell Comarcal d’Osona, ajuntament de l’ordre de 300 habitants, va destacar una sèrie de punts sobre els passos que han donat en la implantació de l’administració electrònica en un entorn petit i amb pocs recursos, on ha estat primordial el lideratge intern tant a nivell polític com a tècnic d’aquest mètode de treball. Destaca en la seva intervenció els pocs recursos requerits per Audifilm per realitzar la implantació, havent estat aquesta ordenada i ràpida. Part d’èxit de la implantació es deu al fet que és una eina fàcil d’usar, amigable i molt flexible, però sobretot molt intuïtiva. Un dels avantatges ressenyats per en Carles és la mobilitat, permetent que per exemple secretaris que no treballen al 100% a l’ajuntament puguin signar expedients de forma remota, des del seu mòbil o tauleta.

En Víctor Duque no va poder assistir a la presentació i va delegar en l’Elisabeth Udina la mateixa. L’Ajuntament de Riudarenes, amb 2148 habitants i 6 treballadors, disposa de tots els seus treballadors formats en la metodologia e-SET. Probablement hagi estat una de les administracions locals que més ràpid ha realitzat la implantació d’aquesta metodologia, en la qual han estat necessàries 3 jornades per al desplegament d’e-SET, i unes altres 3 per a la implantació de Genesys i3. Punts destacats en el procés han estat que l’usuari s’ha adaptat de forma senzilla al canvi de plataforma, es disposa d’una gestió àgil i integrada, mitjançant un potent nucli i un registre i gestió d’expedients i documents, i una gestió de tasques i calendari corporatiu integrats en el sistema.

Una vegada finalitzada la part de presentació d’experiències de Genesys i3 com a plataforma per a la implantació de la metodologia e-SET, l’Elisabeth Udina de la consultora Buisi Tools, va parlar com a experta en el desplegament de models de treball i en concret d’e-SET. Un dels punts importants que va destacar és la impossibilitat d’invertir els factors, el primer és ajudar a les persones i les eines vénen després.

La fi de la xerrada la va fer Joan Font en la qual va deixar un missatge, “No a la digitalització del caos” i “Si a la transformació digital”.

Genesys i3: la plataforma que s’adapta a l’administració electrònica.

Al II Congrés de Govern Digital, Audifilm va realitzar dues presentacions, la primera va tenir lloc el dimecres 25, sota el títol “Genesys i3: la plataforma tecnològica més avançada i escalable per a un màxim rendiment del servei e-SET de l’AOC” i la segona d’elles es va dur a terme el dijous 26, i es va “Genesys i3 d’Audifilm: la plataforma que s’adapta a qualsevol full de ruta cap a l’Administració Electrònica. 

Aquesta última presentació la va iniciar en Joaquim Mestres, Director d’Operacions d’Audifilm. En primer lloc es va fer una introducció a la plataforma Genesys i3 on va descriure breument els seus punts més importants, entre els quals, la facilitat d’adaptació a diferents entorns podent utilitzar-se la mateixa plataforma tant en una organització petita, amb menys de 100 habitants, fins a una de major envergadura, com pot ésser una organització de més de 300.00 habitants. A més va destacar el fet que la plataforma permet disposar de diferents sistemes integrats de forma transparent, evitant la necessitat d’haver de saltar entre diferents plataformes, mitjançant la interoperabilitat de diferents sistemes.

Un altre punt molt important és la capacitat de dissenyar els procediments des d’un punt de vista versàtil, podent crear-los de forma 100% oberta, semi-assistits, o 100% guiats, corresponent-se amb el RAE, PAC i PAE.

Realitzada aquesta introducció 4 usuaris diferents van relatar les seves pròpies experiències fins a la transformació digital.

Montserrat Devesa de l’Ajuntament de Sant Llorenç Savall, municipi que compta amb una població d’uns 2400 habitants, va explicar com la organització va iniciar el seu procés d’informatització i seguiment d’expedients el setembre de 2015 i l’any 2016 va realitzar la implantació de Genesys i3. Actualment tots els departaments utilitzen aquesta plataforma i el factor d’èxit d’aquest procés ha estat la bona disposició dels usuaris i l’acceptació del canvi entre tots ells, amb el suport rebut per part d’Audifilm en aquesta evolució.

Un dels factors de risc, era la migració del registre i dels expedients, tasca que amb la col·laboració d’Audifilm es va poder realitzar d’un dia per l’altre. Tots aquests passos han suposat un gran esforç per a tota la organització, però s’ha aconseguit disposar d’un entorn unificat i integrat.

A continuació en Pep Budí, responsable de noves tecnologies de l’Ajuntament de Cambrils, va fer un recorregut sobre la seva evolució digital, basat en un nucli de persones, territori i documents. No només ha estat un canvi tecnològic, ja que ha suposat redissenyar el seu mètode organitzatiu en el qual s’han vist afectats tots els usuaris de l’ajuntament, però s’ha aconseguit que tota la organització treballi sota el mateix mètode.

Un punt important en aquest procés ha estat la reutilització de la informació de forma transversal, mitjançant la integració de diferents canals i serveis, incloses altres plataformes.

Per la seva banda, Valentín Gómez de l’Ajuntament de Mollet del Vallès, municipi de 52.000 habitants i que compta amb una plantilla d’unes 300 persones, va relatar la seva experiència per a garantir l’accés electrònic als diferents serveis. L’Ajuntament està plenament integrat amb els serveis del Consorci AOC, amb procediments guiats i un sistema obert. Per aconseguir-ho s’ha realitzat un complet canvi organitzatiu orientat a la ciutadania. Tot aquest procés s’ha basat en la creació d’una cèl·lula d’innovació, la qual treballa amb molta il·lusió i compta amb el suport dels diferents components de l’ajuntament, i a més té “llicència” per a innovar. Gràcies a aquest grup s’ha elaborat una estratègia de comunicació diferent que utilitza canals diferents dels habituals.

Por últim, Ascen Moro de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat va començar fent una pregunta: Què entenem per administració electrònica?, a la que va anar donant resposta al llarg de la seva exposició. Per a la seva organització no consisteix en fer el mateix però amb tecnologia, sinó en utilitzar la tecnologia per canviar els processos i la manera de treballar. S’ha de passar de ser reactius a proactius, utilitzant la informació i les dades per aconseguir ser predictius.

Per assolir-ho ha estat necessària tant la col·laboració interna, como la públic-privada així com amb altres administracions. Tot el procés es basa en una senzilla pregunta: Quin tipus d’administració volem ésser? I la resposta en el seu cas és, una organització intel·ligent, estructurada en una arquitectura integrada de serveis, orientada a processos simplificats i comuns.

Per navegar en aquesta evolució han estat quatre els pilars bàsics:

  • Arquitectura.
  • Model de dades.
  • Bus de servis.
  • Gestió de processos i documents.

Tot i que en aquest moment no han assolit l’anul·lació completa del paper ja que han d’implementar la digitalització del registre d’entrada, han donat grans passos per avançar en l’administració electrònica.

La transformació digital ja està aquí, #prouexcuses

Aquí us enllacem el vídeo complet de la sessió.