Reconeixement del Consorci de l’AOC

Com cada any, el Consorci de l’Administració Oberta de Catalunya, durant el Congrés de Govern Digital Local, ha fet lliurament dels guardons de Reconeixement de l’Administració Oberta segons les diferents categories, d’acord amb el nombre d’habitants de cada ens.

Enguany, des d’Audifilm Grupo AL volem felicitar als ajuntaments premiats i, especialment, al seu personal que ho ha fet possible, alhora que no volem oblidar-nos de tots aquells que, tot i no formar part dels 10 primers de cada categoria, estan treballant durament per aconseguir l’èxit en la implantació de l’Administració Electrònica.

El fet que el 50% de tots els premiats confiïn en les nostres capacitats i serveis ens anima, encara més, a seguir treballant per a donar les millors solucions possibles als nostres clients i aprofitem per encoratjar, a tots i cadascun d’ells, per seguir demostrant que, amb persistència i ganes de fer la feina ben feta, és possible arribar a qualsevol fita que ens marquem.

Motes felicitats als premiats a les diferents categories:

  • Reconeixement especial a l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat, menció compartida amb l’Ajuntament de Terrassa, com a Municipi Top en l’ús de serveis digital.
  • Ajuntaments d’1 a 500 habitants:

    -       Bolvir

    -       L’estany

    -       Riudaura

    -       Maià de Montcal

    -       La Tallada d’Empordà

  • De 501 a 1.000 habitants

    -       Pont de Molins

    -       Oristà

    -       Sant Feliu Sasserra

    -       Tortellà

    -       Sant Jaume de Llierca

  • De 1.001 a 5.000 habitants:

    -       Santa Maria d’Oló

    -       Sant Llorenç d’Hortons

    -       Gurb

    -       Sant Joan de les Abadesses

    -       Breda

  • De 5.001 a 20.000 habitants:

    -       Celrà

    -       Tremp

    -       Santa Margarida i els Monjos

    -       Santpedor

    -       Viladecavalls

    -       Masquefa

    -       Torelló

    -       Roses

  • De 20.001 a 50.000 habitants:

    -       Sant Feliu de Guíxols

    -       El Masnou

    -       Salt

    -       Cambrils

    -       Sant Feliu de Llobregat

  • Més de 50.000 habitants:

    -       Mollet del Vallès

    -       El Prat de Llobregat

  • Consells Comarcals:

    -       Consell Comarcal de la Garrotxa

    -       Consell Comarcal d’Osona

A tots plegats, moltes felicitats i moltes gràcies per confiar en nosaltres. Des d’Audifilm Grupo AL ens comprometem a seguir treballant amb la mateixa il·lusió i empenta perquè tots vosaltres pugueu assolir el nivell d’excel·lència que tots desitgem.

Contractació i Control Intern, els nous reptes, en un entorn Genesys i3

Com abordem els nous reptes que els canvis normatius ens imposen en el camí del nostre full de ruta en la Transformació Digital que estem vivint?. Veurem com la capacitat integradora i la transversalitat de la plataforma d’Administració Electrònica Genesys i3, permeten afrontar amb garanties i rapidesa els nous reptes actuals, com son la Contractació i el Control Intern, de la mà de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat i la Diputació de Girona, respectivament.CNIS2018

Els llibres tenen autoria, la transformació digital requereix governança.

Mario Alguacil Transformación DigitalAquest és el títol de l’article publicat a la revista Archivamos per Mario Alguacil, en el que se segueix desenvolupant la transformació digital en l’entorn de les Administracions Públiques.

Segons descriu en Mario, les Administracions Públiques han d’alinear, entre totes, els esforços que s’estan desenvolupant en aquest sentit, amb dos objectius comuns principals:

  • Ser més oberts, eficients i integrats.
  • Prestar serveis públics digitals sense fronteres, personalitzats, fàcils d’utilitzar i d’extrem a extrem.

Per a això és necessari que aquest procés comporti una estrategia d’integració i col.laboració entre administracions, i que aquesta col.laboració a més a més inclogui els ciutadans i les empreses.

Davant d’aquests canvis ràpids i freqüents en el temps, és necessari que hi hagi una clara voluntad política i de col.laboració entre tots els professionals de les administracions públiques, amb la finalitat d’avançar cap a una administració focalitzada en la prestació eficient de serveis públics, escoltant i col.laborant amb la ciutadania i les empreses.

Et recomanem llegir l’article de’n Mario en el que amplia i desenvolupa la transformació digital de les Administracions Públiques.

Genesys i3: la plataforma que s’adapta a qualsevol full de ruta cap a l’administració electrònica

Els dies 25 i 26 de gener, al II Congrés de Govern Digital, amb el patrocini d’Audifilm, es van realitzar dues presentacions. Ja us hem parlat sobre la primera en aquest article; la segona es va centrar principalment en la metodologia e-SET, cobrint-se el què és e-SET, i com la plataforma Genesys i3 és la més avançada i escalable, per a un màxim rendiment del Servei e-SET de l’AOC.

En Joan Font va fer la introducció, per a continuar amb la intervenció de Marta Arderiu, Subdirectora del Consorci AOC, en el qual va donar resposta a què és e-SET.
Des de AOC s’impulsa aquesta metodologia, donant cobertura a la xarxa d’ajuntaments catalans perquè puguin complir amb els reptes de l’administració electrònica, Lleis 39 i 40/2015, independentment del nombre d’habitants i/o treballadors municipals, encara que se centren en els quals tenen menys de 60 treballadors, ja que aquests compten amb menys recursos i infraestructura.

Els objectius principals de la metodologia és buscar la transversalitat, i que tots els empleats de l’administració pública treballin de la mateixa forma. Disposar d’un entorn d’arxiu i classificació documental unificat, accés a la signatura electrònica, accés remot a la informació tant de forma interna com a externa, cobrir les fases bàsiques de la tramitació i que tots els involucrats en el procés disposin de la informació necessària sobre les activitats pendents. Sent un punt molt important l’accés a la digitalització en origen. e-SET no és tecnologia, és metodologia, afirma la Marta com a tancament del seu torn.

Va seguir en Joan Font amb la descripció de Genesys i3 i els seus principals components, i com aquesta plataforma s’adapta i integra a la metodologia e-SET.

Seguidament la Meritxell Vargas, secretària municipal i directora del desplegament de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Viladecavalls, amb 7.395 habitants i 75 treballadors, va explicar els avantatges de l’ús de la metodologia e-SET i com Genesys i3 els ha ajudat en el camí cap a l’administració electrònica.

El seu punt de partida és l’any 2014 en el qual es va prendre la decisió de treballar sobre el model e-SET, iniciant-se una consultoria externa que els ajudés a orientar els seus passos. Es va iniciar el procés de treball sobre les normatives, una formació integral per a tots els treballadors i que tots els participants en el projecte prenguessin e-SET com la metodologia de treball; també es va realitzar un anàlisi de la infraestructura i programari disponible en l’organització. L’any 2015 i mitjançant un decret d’alcaldia es va engegar la primera fase per a la implantació de l’administració electrònica i la signatura electrònica, i sobretot impulsar la formació del personal; una vegada coneguda la metodologia, es comença a posar eines adaptades a aquesta forma de treball. L’any 2016 es disposa d’una tramitació electrònica completa, al 100%, i s’implanta un workflow bàsic. Es realitza la implantació de la primera eina d’Audifilm, sent el 2017 quan es fa el canvi final de proveïdor de tecnologia. La implantació de Genesys i3 els va ajudar a traspassar de forma senzilla i eficaç, 1.670 expedients, 22.438 documents, dels quals 8.535 porten signatura electrònica, havent estat la implantació un èxit.

A continuació, en Carles Banús, Alcalde de Tavèrnoles i Conseller Delegat del Consell Comarcal d’Osona, ajuntament de l’ordre de 300 habitants, va destacar una sèrie de punts sobre els passos que han donat en la implantació de l’administració electrònica en un entorn petit i amb pocs recursos, on ha estat primordial el lideratge intern tant a nivell polític com a tècnic d’aquest mètode de treball. Destaca en la seva intervenció els pocs recursos requerits per Audifilm per realitzar la implantació, havent estat aquesta ordenada i ràpida. Part d’èxit de la implantació es deu al fet que és una eina fàcil d’usar, amigable i molt flexible, però sobretot molt intuïtiva. Un dels avantatges ressenyats per en Carles és la mobilitat, permetent que per exemple secretaris que no treballen al 100% a l’ajuntament puguin signar expedients de forma remota, des del seu mòbil o tauleta.

En Víctor Duque no va poder assistir a la presentació i va delegar en l’Elisabeth Udina la mateixa. L’Ajuntament de Riudarenes, amb 2148 habitants i 6 treballadors, disposa de tots els seus treballadors formats en la metodologia e-SET. Probablement hagi estat una de les administracions locals que més ràpid ha realitzat la implantació d’aquesta metodologia, en la qual han estat necessàries 3 jornades per al desplegament d’e-SET, i unes altres 3 per a la implantació de Genesys i3. Punts destacats en el procés han estat que l’usuari s’ha adaptat de forma senzilla al canvi de plataforma, es disposa d’una gestió àgil i integrada, mitjançant un potent nucli i un registre i gestió d’expedients i documents, i una gestió de tasques i calendari corporatiu integrats en el sistema.

Una vegada finalitzada la part de presentació d’experiències de Genesys i3 com a plataforma per a la implantació de la metodologia e-SET, l’Elisabeth Udina de la consultora Buisi Tools, va parlar com a experta en el desplegament de models de treball i en concret d’e-SET. Un dels punts importants que va destacar és la impossibilitat d’invertir els factors, el primer és ajudar a les persones i les eines vénen després.

La fi de la xerrada la va fer Joan Font en la qual va deixar un missatge, “No a la digitalització del caos” i “Si a la transformació digital”.

Com gestionar la informació en l’origen, creant valor públic per a la Organització i per al Ciutadà: transparència, dades obertes, quadres de comandament

CNIS 2017Els dies 22 i 23 de febrer de 2017 es celebra el Congrés Nacional d’Innovació i Serveis Públics (CNIS), on estaran present diferents organismes i empreses que estan aportant solucions i coneixement per afrontar el procés de transformació necessari cap a l’administració electrònica.

Com és habitual Audifilm participarà en aquest esdeveniment, donant a conèixer com la seva plataforma Genesys i3 és capaç de cobrir la gestió integral del cicle de vida de la informació, i poder reutilitzar de forma contínua les dades i documents necessaris, partint de l’automatització des de l’origen.

Col·laboraran explicant les seves experiències els Ajuntaments de Cambrils, Mollet del Vallès i Sant Feliu de Llobregat, representats per Pep Buidí, Valentín Gómez i Manuel González, respectivament. De part de Audifilm participaran Joaquim Mestres i Joan Font.

L’aforament s’està completant ràpidament, per la qual cosa us animem a no deixar per a matí la vostra inscripció.

Ens veiem en CNIS 2017

Genesys i3: la plataforma que s’adapta a l’administració electrònica.

Al II Congrés de Govern Digital, Audifilm va realitzar dues presentacions, la primera va tenir lloc el dimecres 25, sota el títol “Genesys i3: la plataforma tecnològica més avançada i escalable per a un màxim rendiment del servei e-SET de l’AOC” i la segona d’elles es va dur a terme el dijous 26, i es va “Genesys i3 d’Audifilm: la plataforma que s’adapta a qualsevol full de ruta cap a l’Administració Electrònica. 

Aquesta última presentació la va iniciar en Joaquim Mestres, Director d’Operacions d’Audifilm. En primer lloc es va fer una introducció a la plataforma Genesys i3 on va descriure breument els seus punts més importants, entre els quals, la facilitat d’adaptació a diferents entorns podent utilitzar-se la mateixa plataforma tant en una organització petita, amb menys de 100 habitants, fins a una de major envergadura, com pot ésser una organització de més de 300.00 habitants. A més va destacar el fet que la plataforma permet disposar de diferents sistemes integrats de forma transparent, evitant la necessitat d’haver de saltar entre diferents plataformes, mitjançant la interoperabilitat de diferents sistemes.

Un altre punt molt important és la capacitat de dissenyar els procediments des d’un punt de vista versàtil, podent crear-los de forma 100% oberta, semi-assistits, o 100% guiats, corresponent-se amb el RAE, PAC i PAE.

Realitzada aquesta introducció 4 usuaris diferents van relatar les seves pròpies experiències fins a la transformació digital.

Montserrat Devesa de l’Ajuntament de Sant Llorenç Savall, municipi que compta amb una població d’uns 2400 habitants, va explicar com la organització va iniciar el seu procés d’informatització i seguiment d’expedients el setembre de 2015 i l’any 2016 va realitzar la implantació de Genesys i3. Actualment tots els departaments utilitzen aquesta plataforma i el factor d’èxit d’aquest procés ha estat la bona disposició dels usuaris i l’acceptació del canvi entre tots ells, amb el suport rebut per part d’Audifilm en aquesta evolució.

Un dels factors de risc, era la migració del registre i dels expedients, tasca que amb la col·laboració d’Audifilm es va poder realitzar d’un dia per l’altre. Tots aquests passos han suposat un gran esforç per a tota la organització, però s’ha aconseguit disposar d’un entorn unificat i integrat.

A continuació en Pep Budí, responsable de noves tecnologies de l’Ajuntament de Cambrils, va fer un recorregut sobre la seva evolució digital, basat en un nucli de persones, territori i documents. No només ha estat un canvi tecnològic, ja que ha suposat redissenyar el seu mètode organitzatiu en el qual s’han vist afectats tots els usuaris de l’ajuntament, però s’ha aconseguit que tota la organització treballi sota el mateix mètode.

Un punt important en aquest procés ha estat la reutilització de la informació de forma transversal, mitjançant la integració de diferents canals i serveis, incloses altres plataformes.

Per la seva banda, Valentín Gómez de l’Ajuntament de Mollet del Vallès, municipi de 52.000 habitants i que compta amb una plantilla d’unes 300 persones, va relatar la seva experiència per a garantir l’accés electrònic als diferents serveis. L’Ajuntament està plenament integrat amb els serveis del Consorci AOC, amb procediments guiats i un sistema obert. Per aconseguir-ho s’ha realitzat un complet canvi organitzatiu orientat a la ciutadania. Tot aquest procés s’ha basat en la creació d’una cèl·lula d’innovació, la qual treballa amb molta il·lusió i compta amb el suport dels diferents components de l’ajuntament, i a més té “llicència” per a innovar. Gràcies a aquest grup s’ha elaborat una estratègia de comunicació diferent que utilitza canals diferents dels habituals.

Por últim, Ascen Moro de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat va començar fent una pregunta: Què entenem per administració electrònica?, a la que va anar donant resposta al llarg de la seva exposició. Per a la seva organització no consisteix en fer el mateix però amb tecnologia, sinó en utilitzar la tecnologia per canviar els processos i la manera de treballar. S’ha de passar de ser reactius a proactius, utilitzant la informació i les dades per aconseguir ser predictius.

Per assolir-ho ha estat necessària tant la col·laboració interna, como la públic-privada així com amb altres administracions. Tot el procés es basa en una senzilla pregunta: Quin tipus d’administració volem ésser? I la resposta en el seu cas és, una organització intel·ligent, estructurada en una arquitectura integrada de serveis, orientada a processos simplificats i comuns.

Per navegar en aquesta evolució han estat quatre els pilars bàsics:

  • Arquitectura.
  • Model de dades.
  • Bus de servis.
  • Gestió de processos i documents.

Tot i que en aquest moment no han assolit l’anul·lació completa del paper ja que han d’implementar la digitalització del registre d’entrada, han donat grans passos per avançar en l’administració electrònica.

La transformació digital ja està aquí, #prouexcuses

Aquí us enllacem el vídeo complet de la sessió.

CNIS – Crear valor públic pel ciutadà

El Congrés CNIS compta ja amb un ampli recorregut, aquest any es realitza la setena edició. El Congrés Nacional d’Innovació i Serveis  Públics, CNIS, tindrà lloc els dies 22 i 23 de febrer de 2017, i en aquesta edició portarà el lema “El repte de crear valor públic pel ciutadà”.

En aquest esdeveniment es debatrà sobre la gestió de la transformació digital en les administracions públiques, essent punts importants la valoració, anàlisis i experiències sobre com s’apliquen les solucions innovadores a aquesta transformació.

El continu avenç cap a l’Administració Electrònica fa necessari estar al dia de les noves solucions que es plantegen, orientades a:

  • Adaptació a les noves normatives.
  • Governança i estratègia digital.
  • Processos electrònics en els procediments administratius.
  • Innovació social.

Tot això tenint un clar enfocament a donar serveis eficaços al ciutadà.

Com en anteriors ocasions, Audifilm formarà part d’aquest esdeveniment com a col·laborador i també aportarà el seu coneixement i experiència en la gestió de la transformació digital, mitjançant la plataforma Genesys i3.

El dijous 23 de febrer de 2017, realitzarà la presentació titulada “Genesys i3 d’Audifilm: gestió integral del cicle de vida de la informació, per a la reutilització contínua de dades i documents, automatitzant en l’origen”.

Us animem a assistir a aquesta edició del CNIS 2017, i esperem veure-us en l’esdeveniment.

Aspectes pràctics de la Transformació Digital

La incorporació de las noves tecnologies a l’Administració Pública es un procés natural que s’ha d’incorporar a totes les entitats. Les noves normatives, entre les que es troben les lleis 39 i 40/2015 de procediment administratiu i de règim jurídic que varen entrar en vigor l’octubre de 2016, fan que s’hagi d’evolucionar cap una nova forma de relació entre l’administració i el ciutadà.

Per a ajudar a salvar els obstacles digitals, des d’Audifilm posem en marxa una sèrie de videos extrets de la xerrada que va oferir la Sra. Ascen Moro, Responsable de la Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat, sota el títol “Impactos en la organización de la nueva regulación del procedimiento administrativo”, que es va realizar a la jornada “Efectos de las leyes 39 y 40/2015 y sus beneficios para la transparencia”.

Hem dividit la xerrada en 18 capítols, dels que us presentem aquí els tres primers:

1.- El Plan de acción.

2.- Normativa y proyectos implantados.

3.- Escenario a partir de la ley 11-2007 LAESP.

Properament anirem incorporant la rest dels capítols amb la finalitat d’aportar coneixement i idees, per a contribuir a afrontar l’esmentada Transformació.

Audifilm tornarà a participar al II Congrés de Govern Digital

Congres Govern DigitalEls dies 25 i 26 de gener es celebrarà a Barcelona el II Congrés de Govern Digital. El programa d’aquesta edició s’estructura al voltant de quatre eixos temàtics:

  • Govern Obert.
  • Administració Digital.
  • Empresa.
  • Gestió Intel·ligent del Territori.

Audifilm patrocinarà i participarà en aquest congrés aportant l’experiència d’alguns dels usuaris de la plataforma Genesys i3.

El dia 25 de gener Audifilm presentarà “Genesys i3: la plataforma tecnològica més avançada i escalable per a un màxim rendiment del servei e-SET de l’AOC”. En la presentació participaran: Marta Arderiu, Subdirectora de Tecnologia i Serveis del Consorci AOC; Elisabeth Udina, Directora de Buisi Tools; Carles Banús, Alcalde de l’Ajuntament de Tavèrnoles i Conseller Delegat de Comunicació i Noves Tecnologies del Consell Comarcal d’Osona; Víctor Duque, Responsable d’Administració Electrònica de l’Ajuntament de Riudarenes; Meritxell Vargas, Secretaria Municipal i Directora del desplegament d’Administració Electrònica de l’Ajuntament de Viladecavalls i Joan Font, Director Gerent d’Audifilm.

Durant aquesta sessió es parlarà del passat, present i futur de la plataforma Genesys i3, adaptada i integrada amb el servei e-SET. En aquesta ponència es podran veure els diferents punts de vista del Consorci AOC, Buisi Tools i Audifilm en referència a l’evolució de la seva concepció i desplegament. A més, s’explicaran experiències reals sobre la Transformació Digital aconseguida en ajuntaments de diferents mides, com són els de Tavèrnoles, Riudarenes i Viladecavalls, les quals seran exposades per perfils professionals diversos.

El dia 26 de gener tindrà lloc una altra ponència sota el títol “Genesys i3: la plataforma que s’adapta a qualsevol full de ruta cap a l’Administració Electrònica”, en la qual participaran: Núria Ferrando, Tècnica de Cultura de l’Ajuntament de Sant Llorenç Savall; Mario Alguacil, Director de l’Àrea de Govern Obert i Serveis Generals de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat; Valentín Gómez, Cap del Servei d’Organització, Administració Electrònica i RRHH de l’Ajuntament de Mollet del Vallès; Pep Budí, Cap de Noves Tecnologies de l’Ajuntament de Cambrils i Joaquim Mestres, Director d’Operacions d’Audifilm.

En aquesta presentació es podrà veure com els ajuntaments de municipis de l’entorn dels cent habitants fins els de més de tres-cents mil poden cobrir el seu full de ruta amb la mateixa plataforma, amb una tecnologia adaptable, evolutiva, escalable i sostenible.

Audifilm presentarà les característiques principals de la plataforma Genesys i3 i, diverses entitats, des de perfils professionals diferents, explicaran la seva experiència pràctica, evidenciant l’adaptabilitat del sistema als seus diferents fulls de ruta.

El II Congrés de Govern Obert és un esdeveniment únic al que no podeu deixar d’assistir, esperem poder-vos veure allà.