Genesys i3: la plataforma que s’adapta a qualsevol full de ruta cap a l’administració electrònica

Els dies 25 i 26 de gener, al II Congrés de Govern Digital, amb el patrocini d’Audifilm, es van realitzar dues presentacions. Ja us hem parlat sobre la primera en aquest article; la segona es va centrar principalment en la metodologia e-SET, cobrint-se el què és e-SET, i com la plataforma Genesys i3 és la més avançada i escalable, per a un màxim rendiment del Servei e-SET de l’AOC.

En Joan Font va fer la introducció, per a continuar amb la intervenció de Marta Arderiu, Subdirectora del Consorci AOC, en el qual va donar resposta a què és e-SET.
Des de AOC s’impulsa aquesta metodologia, donant cobertura a la xarxa d’ajuntaments catalans perquè puguin complir amb els reptes de l’administració electrònica, Lleis 39 i 40/2015, independentment del nombre d’habitants i/o treballadors municipals, encara que se centren en els quals tenen menys de 60 treballadors, ja que aquests compten amb menys recursos i infraestructura.

Els objectius principals de la metodologia és buscar la transversalitat, i que tots els empleats de l’administració pública treballin de la mateixa forma. Disposar d’un entorn d’arxiu i classificació documental unificat, accés a la signatura electrònica, accés remot a la informació tant de forma interna com a externa, cobrir les fases bàsiques de la tramitació i que tots els involucrats en el procés disposin de la informació necessària sobre les activitats pendents. Sent un punt molt important l’accés a la digitalització en origen. e-SET no és tecnologia, és metodologia, afirma la Marta com a tancament del seu torn.

Va seguir en Joan Font amb la descripció de Genesys i3 i els seus principals components, i com aquesta plataforma s’adapta i integra a la metodologia e-SET.

Seguidament la Meritxell Vargas, secretària municipal i directora del desplegament de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Viladecavalls, amb 7.395 habitants i 75 treballadors, va explicar els avantatges de l’ús de la metodologia e-SET i com Genesys i3 els ha ajudat en el camí cap a l’administració electrònica.

El seu punt de partida és l’any 2014 en el qual es va prendre la decisió de treballar sobre el model e-SET, iniciant-se una consultoria externa que els ajudés a orientar els seus passos. Es va iniciar el procés de treball sobre les normatives, una formació integral per a tots els treballadors i que tots els participants en el projecte prenguessin e-SET com la metodologia de treball; també es va realitzar un anàlisi de la infraestructura i programari disponible en l’organització. L’any 2015 i mitjançant un decret d’alcaldia es va engegar la primera fase per a la implantació de l’administració electrònica i la signatura electrònica, i sobretot impulsar la formació del personal; una vegada coneguda la metodologia, es comença a posar eines adaptades a aquesta forma de treball. L’any 2016 es disposa d’una tramitació electrònica completa, al 100%, i s’implanta un workflow bàsic. Es realitza la implantació de la primera eina d’Audifilm, sent el 2017 quan es fa el canvi final de proveïdor de tecnologia. La implantació de Genesys i3 els va ajudar a traspassar de forma senzilla i eficaç, 1.670 expedients, 22.438 documents, dels quals 8.535 porten signatura electrònica, havent estat la implantació un èxit.

A continuació, en Carles Banús, Alcalde de Tavèrnoles i Conseller Delegat del Consell Comarcal d’Osona, ajuntament de l’ordre de 300 habitants, va destacar una sèrie de punts sobre els passos que han donat en la implantació de l’administració electrònica en un entorn petit i amb pocs recursos, on ha estat primordial el lideratge intern tant a nivell polític com a tècnic d’aquest mètode de treball. Destaca en la seva intervenció els pocs recursos requerits per Audifilm per realitzar la implantació, havent estat aquesta ordenada i ràpida. Part d’èxit de la implantació es deu al fet que és una eina fàcil d’usar, amigable i molt flexible, però sobretot molt intuïtiva. Un dels avantatges ressenyats per en Carles és la mobilitat, permetent que per exemple secretaris que no treballen al 100% a l’ajuntament puguin signar expedients de forma remota, des del seu mòbil o tauleta.

En Víctor Duque no va poder assistir a la presentació i va delegar en l’Elisabeth Udina la mateixa. L’Ajuntament de Riudarenes, amb 2148 habitants i 6 treballadors, disposa de tots els seus treballadors formats en la metodologia e-SET. Probablement hagi estat una de les administracions locals que més ràpid ha realitzat la implantació d’aquesta metodologia, en la qual han estat necessàries 3 jornades per al desplegament d’e-SET, i unes altres 3 per a la implantació de Genesys i3. Punts destacats en el procés han estat que l’usuari s’ha adaptat de forma senzilla al canvi de plataforma, es disposa d’una gestió àgil i integrada, mitjançant un potent nucli i un registre i gestió d’expedients i documents, i una gestió de tasques i calendari corporatiu integrats en el sistema.

Una vegada finalitzada la part de presentació d’experiències de Genesys i3 com a plataforma per a la implantació de la metodologia e-SET, l’Elisabeth Udina de la consultora Buisi Tools, va parlar com a experta en el desplegament de models de treball i en concret d’e-SET. Un dels punts importants que va destacar és la impossibilitat d’invertir els factors, el primer és ajudar a les persones i les eines vénen després.

La fi de la xerrada la va fer Joan Font en la qual va deixar un missatge, “No a la digitalització del caos” i “Si a la transformació digital”.

Audifilm tornarà a participar al II Congrés de Govern Digital

Congres Govern DigitalEls dies 25 i 26 de gener es celebrarà a Barcelona el II Congrés de Govern Digital. El programa d’aquesta edició s’estructura al voltant de quatre eixos temàtics:

  • Govern Obert.
  • Administració Digital.
  • Empresa.
  • Gestió Intel·ligent del Territori.

Audifilm patrocinarà i participarà en aquest congrés aportant l’experiència d’alguns dels usuaris de la plataforma Genesys i3.

El dia 25 de gener Audifilm presentarà “Genesys i3: la plataforma tecnològica més avançada i escalable per a un màxim rendiment del servei e-SET de l’AOC”. En la presentació participaran: Marta Arderiu, Subdirectora de Tecnologia i Serveis del Consorci AOC; Elisabeth Udina, Directora de Buisi Tools; Carles Banús, Alcalde de l’Ajuntament de Tavèrnoles i Conseller Delegat de Comunicació i Noves Tecnologies del Consell Comarcal d’Osona; Víctor Duque, Responsable d’Administració Electrònica de l’Ajuntament de Riudarenes; Meritxell Vargas, Secretaria Municipal i Directora del desplegament d’Administració Electrònica de l’Ajuntament de Viladecavalls i Joan Font, Director Gerent d’Audifilm.

Durant aquesta sessió es parlarà del passat, present i futur de la plataforma Genesys i3, adaptada i integrada amb el servei e-SET. En aquesta ponència es podran veure els diferents punts de vista del Consorci AOC, Buisi Tools i Audifilm en referència a l’evolució de la seva concepció i desplegament. A més, s’explicaran experiències reals sobre la Transformació Digital aconseguida en ajuntaments de diferents mides, com són els de Tavèrnoles, Riudarenes i Viladecavalls, les quals seran exposades per perfils professionals diversos.

El dia 26 de gener tindrà lloc una altra ponència sota el títol “Genesys i3: la plataforma que s’adapta a qualsevol full de ruta cap a l’Administració Electrònica”, en la qual participaran: Núria Ferrando, Tècnica de Cultura de l’Ajuntament de Sant Llorenç Savall; Mario Alguacil, Director de l’Àrea de Govern Obert i Serveis Generals de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat; Valentín Gómez, Cap del Servei d’Organització, Administració Electrònica i RRHH de l’Ajuntament de Mollet del Vallès; Pep Budí, Cap de Noves Tecnologies de l’Ajuntament de Cambrils i Joaquim Mestres, Director d’Operacions d’Audifilm.

En aquesta presentació es podrà veure com els ajuntaments de municipis de l’entorn dels cent habitants fins els de més de tres-cents mil poden cobrir el seu full de ruta amb la mateixa plataforma, amb una tecnologia adaptable, evolutiva, escalable i sostenible.

Audifilm presentarà les característiques principals de la plataforma Genesys i3 i, diverses entitats, des de perfils professionals diferents, explicaran la seva experiència pràctica, evidenciant l’adaptabilitat del sistema als seus diferents fulls de ruta.

El II Congrés de Govern Obert és un esdeveniment únic al que no podeu deixar d’assistir, esperem poder-vos veure allà.