Contractació i Control Intern, els nous reptes, en un entorn Genesys i3

Com abordem els nous reptes que els canvis normatius ens imposen en el camí del nostre full de ruta en la Transformació Digital que estem vivint?. Veurem com la capacitat integradora i la transversalitat de la plataforma d’Administració Electrònica Genesys i3, permeten afrontar amb garanties i rapidesa els nous reptes actuals, com son la Contractació i el Control Intern, de la mà de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat i la Diputació de Girona, respectivament.CNIS2018

Transformació digital en les AAPP – CNADE

Durant els passats dies 24 i 25 de gener, Audifilm Grup Al va participar al Congrés Nacional d’Arxiu i Document Electrònic, que es va celebrar a Leganés.

Audifilm Grup Al va presentar la visió de la transformació digital, des del punt de vista de la solució per a l’administració pública Genesys i3, juntament amb l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat, mostrant l’experiència d’un cas real.

Ascen Moro, responsable de la Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat, va explicar la seva experiència en la transformació digital i com ha evolucionat al llarg dels últims anys.

Per convertir l’oceà de dades en coneixement, l’ajuntament va crear, a finals del segle XX, un full de ruta que s’ha mantingut al llarg de les diferents legislatures, i ha mantingut un enfocament de dins cap a fora, buscant sempre la transmissió de la informació al ciutadà.

Aquest enfocament, segueix el concepte dels diferents anàlisis que s’estan realitzant sobre la utilització del Big Data en l’administració pública, i que indiquen que es produirà un gran estalvi econòmic, basat en la reutilització de la informació.

Cal tenir en compte que aquest procés no és un fenomen local, sinó que té un abast més global. A Europa, s’entén que no solament hi ha lliure circulació de persones i mercaderies, també és un objectiu primordial l’intercanvi de dades.

Els set principis europeus per aconseguir el propòsit de l’eliminació d’obstacles digitals en les administracions públiques, són:

-    Digital per defecte: les AAPP oferiran serveis digitals com a opció preferent.
-    Principi d’una sola vegada: garantir que la ciutadania i les empreses subministrin la informació una única vegada a les AAPP.
-    Inclusió i accessibilitat: les AAPP dissenyaran serveis públics digitals inclusius de forma predeterminada i adaptats a les diferents necessitats.
-    Obertura i transparència: garantir que la ciutadania i les empreses puguin tenir control d’accés i rectificació de les seves pròpies dades.
-    Transfronterer: facilitar la mobilitat dins del marc europeu.
-    Interoperabilitat: lliure circulació de dades i serveis digitals en la UE.
-    Confiança i Seguretat: més enllà del compliment normatiu de protecció de dades, privacitat i seguretat de TI, integrant aquests elements en la fase de disseny.

 En aquest procés, no només s’ha de parar atenció als mitjans tècnics, sinó en l’arquitectura jurídica, mitjançant una visió clara de les diferents normatives que s’apliquen a aquests processos. 

El model de gestió es basa en tres pilars fonamentals:

- Model de dades: qualitat de la informació.
- Gestió de processos i documents: simplificació, classificació, conservació i accés.
- Bus de serveis: interoperabilitat.

Recomanem veure el vídeo de la presentació, molt interessant per l’exercici de la implementació de la transformació digital en les AAPP.

Els llibres tenen autoria, la transformació digital requereix governança.

Mario Alguacil Transformación DigitalAquest és el títol de l’article publicat a la revista Archivamos per Mario Alguacil, en el que se segueix desenvolupant la transformació digital en l’entorn de les Administracions Públiques.

Segons descriu en Mario, les Administracions Públiques han d’alinear, entre totes, els esforços que s’estan desenvolupant en aquest sentit, amb dos objectius comuns principals:

  • Ser més oberts, eficients i integrats.
  • Prestar serveis públics digitals sense fronteres, personalitzats, fàcils d’utilitzar i d’extrem a extrem.

Per a això és necessari que aquest procés comporti una estrategia d’integració i col.laboració entre administracions, i que aquesta col.laboració a més a més inclogui els ciutadans i les empreses.

Davant d’aquests canvis ràpids i freqüents en el temps, és necessari que hi hagi una clara voluntad política i de col.laboració entre tots els professionals de les administracions públiques, amb la finalitat d’avançar cap a una administració focalitzada en la prestació eficient de serveis públics, escoltant i col.laborant amb la ciutadania i les empreses.

Et recomanem llegir l’article de’n Mario en el que amplia i desenvolupa la transformació digital de les Administracions Públiques.

Genesys i3: la plataforma que s’adapta a qualsevol full de ruta cap a l’administració electrònica

Els dies 25 i 26 de gener, al II Congrés de Govern Digital, amb el patrocini d’Audifilm, es van realitzar dues presentacions. Ja us hem parlat sobre la primera en aquest article; la segona es va centrar principalment en la metodologia e-SET, cobrint-se el què és e-SET, i com la plataforma Genesys i3 és la més avançada i escalable, per a un màxim rendiment del Servei e-SET de l’AOC.

En Joan Font va fer la introducció, per a continuar amb la intervenció de Marta Arderiu, Subdirectora del Consorci AOC, en el qual va donar resposta a què és e-SET.
Des de AOC s’impulsa aquesta metodologia, donant cobertura a la xarxa d’ajuntaments catalans perquè puguin complir amb els reptes de l’administració electrònica, Lleis 39 i 40/2015, independentment del nombre d’habitants i/o treballadors municipals, encara que se centren en els quals tenen menys de 60 treballadors, ja que aquests compten amb menys recursos i infraestructura.

Els objectius principals de la metodologia és buscar la transversalitat, i que tots els empleats de l’administració pública treballin de la mateixa forma. Disposar d’un entorn d’arxiu i classificació documental unificat, accés a la signatura electrònica, accés remot a la informació tant de forma interna com a externa, cobrir les fases bàsiques de la tramitació i que tots els involucrats en el procés disposin de la informació necessària sobre les activitats pendents. Sent un punt molt important l’accés a la digitalització en origen. e-SET no és tecnologia, és metodologia, afirma la Marta com a tancament del seu torn.

Va seguir en Joan Font amb la descripció de Genesys i3 i els seus principals components, i com aquesta plataforma s’adapta i integra a la metodologia e-SET.

Seguidament la Meritxell Vargas, secretària municipal i directora del desplegament de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Viladecavalls, amb 7.395 habitants i 75 treballadors, va explicar els avantatges de l’ús de la metodologia e-SET i com Genesys i3 els ha ajudat en el camí cap a l’administració electrònica.

El seu punt de partida és l’any 2014 en el qual es va prendre la decisió de treballar sobre el model e-SET, iniciant-se una consultoria externa que els ajudés a orientar els seus passos. Es va iniciar el procés de treball sobre les normatives, una formació integral per a tots els treballadors i que tots els participants en el projecte prenguessin e-SET com la metodologia de treball; també es va realitzar un anàlisi de la infraestructura i programari disponible en l’organització. L’any 2015 i mitjançant un decret d’alcaldia es va engegar la primera fase per a la implantació de l’administració electrònica i la signatura electrònica, i sobretot impulsar la formació del personal; una vegada coneguda la metodologia, es comença a posar eines adaptades a aquesta forma de treball. L’any 2016 es disposa d’una tramitació electrònica completa, al 100%, i s’implanta un workflow bàsic. Es realitza la implantació de la primera eina d’Audifilm, sent el 2017 quan es fa el canvi final de proveïdor de tecnologia. La implantació de Genesys i3 els va ajudar a traspassar de forma senzilla i eficaç, 1.670 expedients, 22.438 documents, dels quals 8.535 porten signatura electrònica, havent estat la implantació un èxit.

A continuació, en Carles Banús, Alcalde de Tavèrnoles i Conseller Delegat del Consell Comarcal d’Osona, ajuntament de l’ordre de 300 habitants, va destacar una sèrie de punts sobre els passos que han donat en la implantació de l’administració electrònica en un entorn petit i amb pocs recursos, on ha estat primordial el lideratge intern tant a nivell polític com a tècnic d’aquest mètode de treball. Destaca en la seva intervenció els pocs recursos requerits per Audifilm per realitzar la implantació, havent estat aquesta ordenada i ràpida. Part d’èxit de la implantació es deu al fet que és una eina fàcil d’usar, amigable i molt flexible, però sobretot molt intuïtiva. Un dels avantatges ressenyats per en Carles és la mobilitat, permetent que per exemple secretaris que no treballen al 100% a l’ajuntament puguin signar expedients de forma remota, des del seu mòbil o tauleta.

En Víctor Duque no va poder assistir a la presentació i va delegar en l’Elisabeth Udina la mateixa. L’Ajuntament de Riudarenes, amb 2148 habitants i 6 treballadors, disposa de tots els seus treballadors formats en la metodologia e-SET. Probablement hagi estat una de les administracions locals que més ràpid ha realitzat la implantació d’aquesta metodologia, en la qual han estat necessàries 3 jornades per al desplegament d’e-SET, i unes altres 3 per a la implantació de Genesys i3. Punts destacats en el procés han estat que l’usuari s’ha adaptat de forma senzilla al canvi de plataforma, es disposa d’una gestió àgil i integrada, mitjançant un potent nucli i un registre i gestió d’expedients i documents, i una gestió de tasques i calendari corporatiu integrats en el sistema.

Una vegada finalitzada la part de presentació d’experiències de Genesys i3 com a plataforma per a la implantació de la metodologia e-SET, l’Elisabeth Udina de la consultora Buisi Tools, va parlar com a experta en el desplegament de models de treball i en concret d’e-SET. Un dels punts importants que va destacar és la impossibilitat d’invertir els factors, el primer és ajudar a les persones i les eines vénen després.

La fi de la xerrada la va fer Joan Font en la qual va deixar un missatge, “No a la digitalització del caos” i “Si a la transformació digital”.

CNIS – Crear valor públic pel ciutadà

El Congrés CNIS compta ja amb un ampli recorregut, aquest any es realitza la setena edició. El Congrés Nacional d’Innovació i Serveis  Públics, CNIS, tindrà lloc els dies 22 i 23 de febrer de 2017, i en aquesta edició portarà el lema “El repte de crear valor públic pel ciutadà”.

En aquest esdeveniment es debatrà sobre la gestió de la transformació digital en les administracions públiques, essent punts importants la valoració, anàlisis i experiències sobre com s’apliquen les solucions innovadores a aquesta transformació.

El continu avenç cap a l’Administració Electrònica fa necessari estar al dia de les noves solucions que es plantegen, orientades a:

  • Adaptació a les noves normatives.
  • Governança i estratègia digital.
  • Processos electrònics en els procediments administratius.
  • Innovació social.

Tot això tenint un clar enfocament a donar serveis eficaços al ciutadà.

Com en anteriors ocasions, Audifilm formarà part d’aquest esdeveniment com a col·laborador i també aportarà el seu coneixement i experiència en la gestió de la transformació digital, mitjançant la plataforma Genesys i3.

El dijous 23 de febrer de 2017, realitzarà la presentació titulada “Genesys i3 d’Audifilm: gestió integral del cicle de vida de la informació, per a la reutilització contínua de dades i documents, automatitzant en l’origen”.

Us animem a assistir a aquesta edició del CNIS 2017, i esperem veure-us en l’esdeveniment.

Aspectes pràctics de la Transformació Digital

La incorporació de las noves tecnologies a l’Administració Pública es un procés natural que s’ha d’incorporar a totes les entitats. Les noves normatives, entre les que es troben les lleis 39 i 40/2015 de procediment administratiu i de règim jurídic que varen entrar en vigor l’octubre de 2016, fan que s’hagi d’evolucionar cap una nova forma de relació entre l’administració i el ciutadà.

Per a ajudar a salvar els obstacles digitals, des d’Audifilm posem en marxa una sèrie de videos extrets de la xerrada que va oferir la Sra. Ascen Moro, Responsable de la Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat, sota el títol “Impactos en la organización de la nueva regulación del procedimiento administrativo”, que es va realizar a la jornada “Efectos de las leyes 39 y 40/2015 y sus beneficios para la transparencia”.

Hem dividit la xerrada en 18 capítols, dels que us presentem aquí els tres primers:

1.- El Plan de acción.

2.- Normativa y proyectos implantados.

3.- Escenario a partir de la ley 11-2007 LAESP.

Properament anirem incorporant la rest dels capítols amb la finalitat d’aportar coneixement i idees, per a contribuir a afrontar l’esmentada Transformació.

Audifilm tornarà a participar al II Congrés de Govern Digital

Congres Govern DigitalEls dies 25 i 26 de gener es celebrarà a Barcelona el II Congrés de Govern Digital. El programa d’aquesta edició s’estructura al voltant de quatre eixos temàtics:

  • Govern Obert.
  • Administració Digital.
  • Empresa.
  • Gestió Intel·ligent del Territori.

Audifilm patrocinarà i participarà en aquest congrés aportant l’experiència d’alguns dels usuaris de la plataforma Genesys i3.

El dia 25 de gener Audifilm presentarà “Genesys i3: la plataforma tecnològica més avançada i escalable per a un màxim rendiment del servei e-SET de l’AOC”. En la presentació participaran: Marta Arderiu, Subdirectora de Tecnologia i Serveis del Consorci AOC; Elisabeth Udina, Directora de Buisi Tools; Carles Banús, Alcalde de l’Ajuntament de Tavèrnoles i Conseller Delegat de Comunicació i Noves Tecnologies del Consell Comarcal d’Osona; Víctor Duque, Responsable d’Administració Electrònica de l’Ajuntament de Riudarenes; Meritxell Vargas, Secretaria Municipal i Directora del desplegament d’Administració Electrònica de l’Ajuntament de Viladecavalls i Joan Font, Director Gerent d’Audifilm.

Durant aquesta sessió es parlarà del passat, present i futur de la plataforma Genesys i3, adaptada i integrada amb el servei e-SET. En aquesta ponència es podran veure els diferents punts de vista del Consorci AOC, Buisi Tools i Audifilm en referència a l’evolució de la seva concepció i desplegament. A més, s’explicaran experiències reals sobre la Transformació Digital aconseguida en ajuntaments de diferents mides, com són els de Tavèrnoles, Riudarenes i Viladecavalls, les quals seran exposades per perfils professionals diversos.

El dia 26 de gener tindrà lloc una altra ponència sota el títol “Genesys i3: la plataforma que s’adapta a qualsevol full de ruta cap a l’Administració Electrònica”, en la qual participaran: Núria Ferrando, Tècnica de Cultura de l’Ajuntament de Sant Llorenç Savall; Mario Alguacil, Director de l’Àrea de Govern Obert i Serveis Generals de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat; Valentín Gómez, Cap del Servei d’Organització, Administració Electrònica i RRHH de l’Ajuntament de Mollet del Vallès; Pep Budí, Cap de Noves Tecnologies de l’Ajuntament de Cambrils i Joaquim Mestres, Director d’Operacions d’Audifilm.

En aquesta presentació es podrà veure com els ajuntaments de municipis de l’entorn dels cent habitants fins els de més de tres-cents mil poden cobrir el seu full de ruta amb la mateixa plataforma, amb una tecnologia adaptable, evolutiva, escalable i sostenible.

Audifilm presentarà les característiques principals de la plataforma Genesys i3 i, diverses entitats, des de perfils professionals diferents, explicaran la seva experiència pràctica, evidenciant l’adaptabilitat del sistema als seus diferents fulls de ruta.

El II Congrés de Govern Obert és un esdeveniment únic al que no podeu deixar d’assistir, esperem poder-vos veure allà.

Reunió d’Usuaris d’Audifilm #RUA16

Reunión de Usuarios de Audifilm #RUA16Com ja és habitual Audifilm celebra la seva reunió d’usuaris, aquest any es realitzarà a Les Comes de Sererols, situat a Súria, Barcelona, el dia 27 d’Octubre de 2016.

L’objectiu de la reunió d’usuaris és poder mantenir un contacte directe amb els nostres clients i col·laboradors, i gaudir d’una agradable trobada.

En aquesta ocasió, la recent entrada en vigor de les lleis 39 i 40/2015 sobre el Procediment Administratiu Comú i el Règim Jurídic de les Administracions Públiques, marca d’una manera especial la reunió d’aquest any. A partir d’aquest octubre, l’expedient administratiu serà electrònic o no serà, resumint a grans trets, zero paper.

Davant d’aquesta gran oportunitat i conscients d’aquesta situació, Audifilm ha estat i està treballant per a que els seus clients puguin assolir la Transformació Digital necessària, que és en resum la voluntat de la normativa, i portar a les nostres organitzacions a un escenari d’eficiència, eficàcia i transparència, tant en la gestió interna com en el servei al ciutadà.

Amb aquest objectiu hem configurat una agenda que creiem ha de ser de màxim profit per a contribuir a superar amb èxit el moment històric en el que ens trobem, en el que s’evidencia un abans i un després en la gestió administrativa, des dels punts de vista jurídic, organitzatiu i tecnològic.

Aquesta jornada va dirigida, més que mai, a tothom. La Transformació Digital afecta a tots (càrrecs electes, direcció, secretaria, intervenció, organització, tecnologia i tots els treballadors públics). Estem davant d’un moment històric, i l’hem de tractar com es mereix.

Clients d’Audifilm-Genesys, presents a la taula rodona organitzada per LOCALRET

Els ajuntaments de Sant Andreu de la Barca, Sant Feliu de Llobregat i Riudarenes, usuaris de la plataforma d’Administració Electrònica Genesys i3 d’Audifilm, seran els protagonistes de la taula rodona organitzada per LOCALRET, dins la Jornada “L’adaptació de les administracions locals catalanes a les lleis 39 i 40/2015: presentació de l’Ordenança tipus de Transparència i Administració electrònica”, que tindrà lloc el proper dimecres 28 de setembre a l’Auditori de la UPF.

Els assistents podran contrastar com, organitzacions tan diverses com les tres participants, han pogut afrontar la necessària Transformació Digital amb èxit, ja que la plataforma Genesys i3 s’ha pogut adaptar sempre i dinàmicament als seus requeriments i circumstàncies, evidenciant l’escalabilitat del sistema.

Per a més informació de la Jornada, podeu accedir al següent enllaç.

Transformació digital en el Sector Públic. Construint el projecte.

Transformación digitalFa uns mesos en Mario Alguacil va escriure un article a la revista “Archivamos” amb el títol “La transformació digital en el sector públic”, i ara presentem la segona part d’aquell article, “Construint el projecte”.

Un cop engegada la fase de presa de consciència, i arribada aquesta al seu final, comença la segona: el llançament.

Segons ens explica en Mario, en un projecte d’aquestes característiques hi ha tres dimensions principals a considerar:

  • L’Organització (Infraestructures, processos, perfils, cultura).
  • Els Serveis Públics (De qualitat, accessibles, usables, sostenibles, etc.)
  • El Marc Relacional (Canals, dispositius, interoperabilitat, seguretat, etc.).

A més de la necessitat de reorientació del departament de TI, els diferents departaments involucrats s’han d’adaptar al nou model de treball, des de l’atenció ciutadana fins a les unitats de tramitació. Per a tal, la direcció de l’organització s’ha d’involucrar al 100% i requerir una determinació explícita.

En l’última part d’aquesta fase serà necessari crear i estructurar els processos necessaris per transmetre el coneixement i apoderament dels treballadors públics. També serà necessària la formació adequada per cobrir la possible esquerda digital interna que dins de cada organització pugui existir.

Per organitzar tot el projecte de forma adequada serà necessària la creació d’un full de ruta que inclogui una línia de temps simplificada i comprensible.

Seguint aquestes pautes bàsiques, un projecte de transformació tindrà més oportunitats d’arribar a bon port.

Us recomanem la lectura de l’article complet que podeu trobar al següent enllaç.