Cómo gestionar la información en origen, creando valor público para la Organización y el Ciudadano: transparencia, datos abiertos, cuadros de mando

CNIS 2017Los días 22 y 23 de febrero de 2017 se celebra el Congreso Nacional de Innovación y Servicios Públicos (CNIS), donde estarán presente diferentes organismos y empresas que están aportando soluciones y conocimiento para afrontar el proceso de transformación necesario hacia la administración electrónica.

Como es habitual Audifilm participará en este evento, dando a conocer como su plataforma Genesys i3 es capaz de cubrir la gestión integral del ciclo de vida de la información, y poder reutilizar de forma continua los datos y documentos necesarios, partiendo de la automatización desde el origen.

Colaborarán explicando sus experiencias los Ayuntamientos de Cambrils, Mollet del Vallès y Sant Feliu de Llobregat, representados por Pep Budí, Valentín Gómez y Manuel González, respectivamente. De parte de Audifilm participarán Joaquim Mestres y Joan Font.

El aforo se está completando rápidamente, por lo que os animamos a no dejar para mañana vuestra inscripción.

Nos vemos en CNIS 2017

UniRaid 2017

UniRaidNo es un rally al uso, ni siquiera una carrera de velocidad, es una experiencia.

UniRaid es una aventura, una actividad alineada con el espíritu del Plan Bolonia, en el que estudiantes universitarios de toda Europa salen de sus países de origen para estudiar y conocer otras culturas.

Con turismos de más de 20 años, esta aventura consiste en superar pruebas, desafíos y obstáculos a lo largo de 2.500 kilómetros en Marruecos, divididos en 7 etapas. Se realizará entre el 25 de febrero y el 5 de marzo. Saldrá desde Tánger hasta el desierto de Erg Chebbi, donde se realizará entrega de material escolar y material solidario que la organización tiene preparado. Para todo el reto los participantes solo dispondrán de un mapa y una brújula, con los que deberán orientarse y no podrán utilizar sistemas electrónicos de orientación.

Audifilm en su afán solidario y colaborativo con la Universidad de Girona ha patrocinado uno de los coches que participarán en esta experiencia. En las imágenes podemos ver a piloto y copiloto del coche patrocinado, Pol Fernández y Pau Rojo, junto a Joan Font director gerente de Audifilm.

UniRaid, coche patrocinado por Audifilm

Genesys i3: la plataforma que se adapta a la administración electrónica.

En el II Congreso de Gobierno Digital, Audifilm realizó dos presentaciones, la primera tuvo lugar el miércoles 25 bajo el título “Genesys i3: la plataforma tecnológica más avanzada y escalable para un máximo rendimiento del servicio e-SET de la AOC” y la segunda de ellas se llevó a cabo el jueves 26 y se presentó “Genesys i3 d’Audifilm: la plataforma que se adapta a cualquier hoja de ruta hacia la Administración Electrónica”.

Esta última presentación la inició Joaquim Mestres, Director de Operaciones de Audifilm. En primer lugar se hizo una introducción a la plataforma Genesys i3 en la que se describieron brevemente sus puntos más importantes, entre ellos, la facilidad de adaptación a diferentes entornos pudiendo utilizarse la misma plataforma tanto en una organización pequeña, con menos de 100 habitantes, hasta en una de mayor envergadura, como puede ser una organización de más de 300.00 habitantes. Además se destacó el hecho de que la plataforma permite disponer de diferentes sistemas integrados de forma transparente, evitando la necesidad de tener que saltar entre diferentes plataformas, mediante la interoperabilidad de diferentes sistemas.

Otro punto muy importante es la capacidad de diseñar los procedimientos desde un punto de vista versátil, pudiendo crearlos de forma 100% abierta, semi-asistidos, o 100% guiados, correspondiéndose con el RAE, PAC y PAE.

Realizada esta introducción 4 usuarios diferentes relataron sus propias experiencias hacia la transformación digital.

Montserrat Devesa del Ayuntamiento de Sant Llorenç Savall, municipio que cuenta con una población de unos 2400 habitantes, explicó como la organización inició su proceso de informatización y seguimiento de expedientes en septiembre de 2015 y en el año 2016 realizó la implantación de Genesys i3. Actualmente todos los departamentos utilizan esta plataforma y el factor de éxito de este proceso ha sido la buena disposición de los usuarios y la aceptación del cambio entre todos ellos, con el soporte recibido por parte de Audifilm a esta evolución.

Uno de los factores de riesgo, era la migración del registro y de los expedientes, tarea que con la colaboración de Audifilm se pudo realizar de un día para otro. Todos estos pasos han supuesto un gran esfuerzo para toda la organización, pero se ha conseguido disponer de un entorno unificado e integrado.

A continuación Pep Budí, responsable de nuevas tecnologías del Ayuntamiento de Cambrils, hizo un recorrido sobre su evolución digital, basado en un núcleo de personas, territorio y documentos. No solo ha sido un cambio tecnológico, ya que ha supuesto rediseñar su método organizativo en el que se han visto afectados todos los usuarios del ayuntamiento, pero se ha conseguido que toda la organización trabaje bajo el mismo método.

Un punto importante en este proceso ha sido la reutilización de la información de forma transversal, mediante la integración de diferentes canales y servicios, incluidas otras plataformas.

Por su parte, Valentín Gómez del Ayuntamiento de Mollet del Vallès, municipio de 52.000 habitantes y que cuenta con una plantilla de unas 300 personas, relató su experiencia para garantizar el acceso electrónico a los diferentes servicios. El Ayuntamiento está plenamente integrado con los servicios del Consorcio AOC, con procedimientos guiados y un sistema abierto. Para conseguirlo se ha realizado un completo cambio organizativo orientado a la ciudadanía. Todo este proceso se ha basado en la creación de una célula de innovación, la cual trabaja con mucha ilusión y cuenta con el apoyo de los diferentes componentes del ayuntamiento, y además tiene “licencia” para innovar. Gracias a este grupo se ha elaborado una estrategia de comunicación diferente que utiliza canales distintos de los habituales.

Por último, Ascen Moro del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat comenzó haciendo una pregunta: ¿Qué entendemos por administración electrónica?, a la que fue dando respuesta a lo largo de su exposición. Para su organización no consiste en hacer lo mismo pero con tecnología, si no en usar la tecnología para cambiar los procesos y la forma de trabajar. Hay que pasar de ser reactivos a proactivos, utilizando la información y los datos para conseguir ser predictivos.

Para ello ha sido necesaria tanto la colaboración interna, como la público-privada así como con otras administraciones. Todo el proceso se basa en una sencilla pregunta ¿Qué tipo de administración queremos ser? Y la respuesta en su caso es, una organización inteligente estructurada en una arquitectura integrada de servicios, orientada a procesos simplificados y comunes.

Para navegar en esta evolución han sido cuatro los pilares básicos:

  • Arquitectura.
  • Modelo de datos.
  • Bus de servicios.
  • Gestión de procesos y documentos.

Aunque en este momento no han alcanzado la anulación completa del papel ya que tienen que implementar la digitalización del registro de entrada, han dado grandes pasos para avanzar en la administración electrónica.

La transformación digital ya está aquí, #bastadeexcusas

Aquí os enlazamos el vídeo completo de la sesión.

CNIS – Crear valor público para el ciudadano

El Congreso CNIS cuenta ya con un amplio recorrido, este año se realiza la séptima edición. El Congreso Nacional de Innovación y Servicios Públicos, CNIS, tendrá lugar los días 22 y 23 de febrero de 2017, y en esta edición llevará el lema “El reto de crear valor público para el ciudadano”. 

En este evento se debatirá sobre la gestión de la transformación digital en las administraciones públicas, siendo puntos importantes la valoración, análisis y experiencias sobre cómo se aplican las soluciones innovadoras en esta transformación.

El continuo avance hacia la Administración Electrónica hace necesario estar al día en las nuevas soluciones que se plantean, orientadas a:

  • Adaptación a las nuevas normativas.
  • Gobernanza y estrategia digital.
  • Procesos electrónicos en los procedimientos administrativos.
  • Innovación social.

Todo ello teniendo un claro enfoque a dar servicios eficaces al ciudadano.

Como en anteriores ocasiones, Audifilm formará parte de este evento como colaborador y también aportará su conocimiento y experiencia en la gestión de la transformación digital, mediante la plataforma Genesys i3.

El jueves día 23 de febrero de 2017, realizará la presentación titulada “Genesys i3 de Audifilm: gestión integral del ciclo de vida de la información, para la reutilización contínua de datos y documentos, automatizando en el origen”.

Os animamos a asistir a esta edición de CNIS 2017, y esperamos veros en el evento.

Aspectos prácticos de la Transformación Digital

La incorporación de las nuevas tecnologías en la Administración Pública es un proceso natural que se debe de incorporar en todas las entidades. Las nuevas normativas, entre las que se encuentran las leyes 39 y 40/2015 de procedimiento administrativo y de régimen jurídico que entraron en vigor en octubre de 2016, nos hacen que se tenga que evolucionar hacia una nueva forma de relación entre la administración y el ciudadano.

Para ayudar a salvar los obstáculos digitales, desde Audifilm, ponemos en marcha una serie de vídeos extraídos de la charla que ofreció la Sra. Ascen Moro, Responsable de la Unidad de Gestión del Conocimiento y Calidad del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat, bajo el título “Impactos en la organización de la nueva regulación del procedimiento administrativo”, que se realizó en la jornada “Efectos de las leyes 39 y 40/2015 y sus beneficios para la transparencia”.

Hemos dividido la charla en 18 capítulos, de los que os mostramos aquí los tres primeros:

1.- El Plan de acción.

2.- Normativa y proyectos implantados.

3.- Escenario a partir de la ley 11-2007 LAESP.

Próximamente iremos incorporando el resto de los capítulos con el fin de aportar conocimiento e ideas, para contribuir a afrontar dicha Transformación.

Audifilm participará en el II Congreso de Gobierno Digital

Congreso Gobierno DigitalLos días 25 y 26 de enero se celebrará en Barcelona el II Congreso de Gobierno Digital. El programa de esta edición se estructura alrededor de cuatro ejes temáticos:

  • Gobierno Abierto.
  • Administración Digital.
  • Empresa.
  • Gestión Inteligente del Territorio.

Audifilm patrocinará y participará en este congreso aportando la experiencia de algunos de los usuarios de la plataforma Genesys i3.

El día de 25 de enero Audifilm presentará “Genesys i3: la plataforma tecnológica más avanzada y escalable para un máximo rendimiento del servicio e-SET de la AOC”. En la presentación participarán: Marta Arderiu, Subdirectora de Tecnología y Servicios del Consorci AOC; Elisabeth Udina, Directora de Buisi Tools; Carles Banús, Alcalde del Ayuntamiento de Tavèrnoles y Consejero Delegado de Comunicación y Nuevas Tecnologías del Consejo Comarcal de Osona; Víctor Duque, Responsable de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Riudarenes; Meritxell Vargas, Secretaria Municipal y Directora del despliegue de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Viladecavalls y Joan Font, Director Gerente de Audifilm.

Durante esta sesión se hablará del pasado, presente y futuro de la plataforma Genesys i3, adaptada e integrada con el servicio e-SET. En esta ponencia se podrán ver los diferentes puntos de vista del Consorci AOC, Buisi Tools y Audifilm en referencia a la evolución de su concepción y despliegue. Además, se explicarán experiencias reales sobre la Transformación Digital conseguida en ayuntamientos de diferentes tamaños, como son los Ayuntamientos de Tavèrnoles, Riudarenes y Viladecavalls, las cuales serán expuestas por perfiles profesionales diferentes.

El día 26 de enero tendrá lugar otra ponencia bajo el título “Genesys i3: la plataforma que se adapta a cualquier hoja de ruta hacia la Administración Electrónica”, en la que participarán: Núria Ferrando, Técnica de Cultura del Ayuntamiento de Sant Llorenç Savall; Mario Alguacil, Director del Área de Gobierno Abierto y Servicios Generales del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat; Valentín Gómez, Jefe del Servicio de Organización, Administración Electrónica y RRHH del Ayuntamiento de Mollet del Vallès; Pep Budí, Jefe de Nuevas Tecnologías del Ayuntamiento de Cambrils y Joaquim Mestres, Director de Operaciones de Audifilm.

En esta presentación se podrá ver como los ayuntamientos de municipios del entorno de los cien habitantes hasta los de más de trescientos mil pueden cubrir su hoja de ruta con la misma plataforma, con una tecnología adaptable, evolutiva, escalable y sostenible.

Audifilm presentará las características principales de la plataforma Genesys i3 y distintas entidades, desde perfiles profesionales diferentes, explicarán su experiencia práctica, evidenciando la adaptabilidad del sistema a sus diferentes hojas de ruta.

El II Congreso de Gobierno Abierto es un evento único al que no podéis dejar de asistir, esperamos poderos ver allí.

#Rua16

Desde Audifilm queremos agradecer la desinteresada participación en la Jornada RUA’16, a todos los ponentes y participantes, los cuales aportaron sus experiencias y opiniones sobre los temas tratados. El contenido de las aportaciones, la proximidad en las exposiciones y el toque de dinamismo, hicieron que en todo momento el auditorio se sintiera atraído por el orador.

Agradecer también a los asistentes su presencia; ellos y sus inquietudes son el principal motivo de este encuentro, donde intentamos que la parte profesional, la personal y la festiva, puedan convivir en un día especial y diferente. Gracias, saludos cordiales y hasta pronto.

Aquí podéis ver todas las charlas del evento así como las fotos de la jornada

Recepción de los asistentes y conferencia inaugural:

Genesys i3: Evolución (Puedes pedir la contraseña mandando un correo a marketing@audifilm.com). Aquí está el fichero de la presentación. Usa la misma clave que para el vídeo.

Genesys i3: Casos prácticos:

Mesa debate – Gobernanza de la Transformación Digital:

Efectos colaterales de una administración digital incompleta.

Mario Alguacil está publicando una serie de artículos sobre la administración digital en la revista Archivamos. En su número 101, nos habla sobre los aspectos de la transición al entorno digital que hay que cuidar para no generar una pérdida de confianza en el nuevo entorno.

Entre estos puntos están, la gestión documental, o los procesos de generación, custodia, firma e intercambio entre organizaciones; Gestión de tiempos y plazos de tramitación; Gestión de identidades y roles en los procesos de validación y firma; Entornos de relación administración-ciudadano, así como las plataformas necesarias para dar cabida a esta digitalización, y el impacto que tienen en el futuro de la organización.

Punto básico en todo el proceso es que la digitalización se realice desde un punto de vista “archivístico”, es decir, en el inicio se debe clasificar correctamente cada documento para que a la hora de la búsqueda se encuentre la información adecuada.

Os recomendamos que leáis el documento adjunto.  

Reunión de Usuarios de Audifilm #RUA16

Reunión de Usuarios de Audifilm #RUA16Como ya es habitual Audifilm celebra su reunión de usuarios, este año se realizará en Les Comes de Sererols, situado en Súria, Barcelona, el día 27 de Octubre de 2016.

El objetivo de la reunión de usuarios  es poder mantener un contacto directo con nuestros clientes y colaboradores, y disfrutar de un agradable encuentro.

En esta ocasión, la reciente entrada en vigor de las leyes 39 y 40/2015 sobre el Procedimiento Administrativo Común y el Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas, marca de una manera especial la reunión de este año. A partir de este octubre, el expediente administrativo será electrónico o no será, resumiendo a grandes rasgos, cero papel. 

Ante esta gran oportunidad y conscientes de esta situación, Audifilm ha estado y está trabajando para que sus clientes puedan alcanzar la Transformación Digital necesaria, que es en resumen la voluntad de la normativa, y llevar a nuestras organizaciones a un escenario de eficiencia, eficacia y transparencia, tanto en la gestión interna como en el servicio al ciudadano.

Con este objetivo hemos configurado una agenda que creemos debe ser de máximo provecho para contribuir a superar con éxito el momento histórico en el que nos encontramos, en el que se evidencia un antes y un después en la gestión administrativa, desde los puntos de vista jurídico, organizativo y tecnológico.

Esta jornada va dirigida, más que nunca, a todos. La Transformación Digital afecta a todos (cargos electos, dirección, secretaría, intervención, organización, tecnología y todos los trabajadores públicos). Estamos ante un momento histórico, y debemos tratarlo como se merece.

Clientes de Audifilm Genesys, presentes en la mesa redonda organizada por Localret

Los ayuntamientos de Sant Andreu de la Barca, Sant Feliu de Llobregat y Riudarenes, usuarios de la plataforma de gestión electrónica Genesys i3 de Audifilm, serán los protagonistas de la mesa redonda organizada por Localret, en la jornada “La adaptación de las administraciones locales catalanas a las leyes 39 y 40/2015: presentación de la Ordenanza tipo de Transparencia y Administración electrónica”, que tendrá lugar el miércoles día 28 de septiembre en el Auditorio de la UPF.

Los asistentes podrán contrastar como, organizaciones tan diversas como los tres participantes, han podido afrontar la necesaria transformación digital con éxito, ya que la plataforma Genesys i3 se ha podido adaptar siempre y dinámicamente a sus requerimientos y circunstancias, evidenciando la escalabilidad del sistema.

Para más información sobre la jornada, puede acceder a este enlace.