Experiencias de usuarios de Genesys i3

Genesys i3 es una plataforma abierta, adaptable integrada e integradora, y la mejor forma de demostrarlo no es que lo diga Audifilm. En el II Congreso de Gobierno Digital fueron varios los usuarios de la plataforma que explicaron sus experiencias.

Aquí os dejamos un vídeo en el que es el propio usuario quién explica las ventajas y beneficios del uso de Genesys i3.

 

Genesys i3: la plataforma que se adapta a cualquier hoja de ruta hacia la administración electrónica

Los días 25 y 26 de enero, en el II Congreso de Gobierno Digital, con el patrocinio de Audifilm se realizaron dos presentaciones. Ya os hemos hablado sobre la primera en este artículo; la segunda se centró principalmente en la metodología e-SET, cubriéndose lo qué es e-SET, y cómo la plataforma Genesys i3 es la más avanzada y escalable, para un máximo rendimiento del Servicio e-SET de la AOC.

Joan Font hizo la introducción, para continuar con la intervención de Marta Arderiu, Subdirectora del Consorcio AOC, en el que dio respuesta a qué es e-SET.

Desde AOC se impulsa la metodología, dando cobertura a la red de ayuntamientos catalanes para que puedan cumplir con los retos de la administración electrónica, Leyes 39 y 40/2015, independientemente del número de habitantes y/o trabajadores municipales, aunque se centren en los que tienen menos de 60 trabajadores, ya que éstos cuentan con menos recursos e infraestructura.

Los objetivos principales de la metodología es buscar la transversalidad, y que todos los empleados de la administración pública trabajen de la misma forma. Disponer de un entorno de archivo y clasificación documental unificado, acceso a la firma electrónica, acceso remoto a la información, tanto de forma interna como externa, cubrir las fases básicas de la tramitación y que todos los involucrados en el proceso dispongan de la información necesaria sobre las actividades pendientes. Siendo un punto muy importante el acceso a la digitalización en origen. e-SET no es tecnología, es metodología, afirma Marta como cierre de su turno.

Siguió Joan Font con la descripción de Genesys i3 y sus principales componentes, y cómo esta plataforma se adapta e integra en la metodología e-SET.

Seguidamente Meritxell Vargas, secretaria municipal y directora del despliegue de la administración electrónica del Ayuntamiento de Viladecavalls, con 7.395 habitantes y 75 trabajadores, explicó las ventajas del uso de la metodología e-SET y cómo Genesys i3 los ha ayudado en el camino hacia la administración electrónica.

Su punto de partida es el año 2014 en el cual se tomó la decisión de trabajar sobre el modelo e-SET, iniciándose una consultoría externa que los ayudara a orientar sus pasos. Se inició el proceso de trabajo sobre las normativas, una formación integral para todos los trabajadores y que todos los participantes en el proyecto tomaran e-SET como la metodología de trabajo; también se realizó un análisis de la infraestructura y software disponible en la organización. El año 2015 y mediante un decreto de alcaldía se puso en marcha la primera fase para la implantación de la administración electrónica y la firma electrónica, y sobre todo impulsar la formación del personal; una vez conocida la metodología, se empieza a poner herramientas adaptadas a esta forma de trabajo. El año 2016 se dispone de una tramitación electrónica completa, al 100%, y se implanta un workflow básico. Se realiza la implantación de la primera herramienta de Audifilm, siendo el 2017 cuando se hace el cambio final de proveedor de tecnología. La implantación de Genesys i3 los ayudó a traspasar de forma sencilla y eficaz, 1.670 expedientes, 22.438 documentos, de los cuales 8.535 llevan firma electrónica, siendo la implantación un éxito.

A continuación, Carles Banús, Alcalde de Tavèrnoles y Consejero Delegado del Consell Comarcal d’Osona, ayuntamiento de la orden de 300 habitantes, destacó una serie de puntos sobre los pasos que han dado en la implantación de la administración electrónica en un entorno pequeño y con pocos recursos, donde ha sido primordial el liderazgo interno tanto a nivel político como técnico de este método de trabajo. Destaca en su intervención los pocos recursos requeridos por Audifilm para realizar la implantación, habiendo sido ésta ordenada y rápida. Parte del éxito de la implantación se debe al hecho que es una herramienta fácil de usar, amigable y muy flexible, pero sobre todo muy intuitiva. Una de las ventajas reseñadas por Carles es la movilidad, permitiendo que por ejemplo secretarios que no trabajan al 100% en el ayuntamiento puedan firmar expedientes de forma remota, desde su móvil o tablet.

Víctor Duque no pudo asistir a la presentación y delegó en Elisabeth Udina la misma. El Ayuntamiento de Riudarenes, con 2.148 habitantes y 6 trabajadores, dispone de los mismos formados en la metodología e-SET. Probablemente haya sido una de las administraciones locales que más rápido ha realizado la implantación de esta metodología, en la que han sido necesarias 3 jornadas para el despliegue de e-SET, y otras 3 para la implantación de Genesys i3. Puntos destacados en el proceso han sido que el usuario se ha adaptado de forma sencilla al cambio de plataforma, se dispone de una gestión ágil e integrada, mediante un potente núcleo y un registro y gestión de expedientes y documentos, y una gestión de tareas y calendario corporativo integrados en el sistema.

Una vez finalizada la parte de presentación de experiencias de Genesys i3 como plataforma para la implantación de la metodología e-SET, Elisabeth Udina de la consultora Buisi Tools, habló como experta en el despliegue de modelos de trabajo y en concreto de e-SET. Uno de los puntos importantes que destacó es la imposibilidad de invertir los factores, el primero es ayudar a las personas y las herramientas vienen después.

El fin de la charla la hizo Joan Font en la qual dejó un mensaje, “No a la digitalización del caos” y “Si a la transformación digital”.

Genesys i3: la plataforma que se adapta a la administración electrónica.

En el II Congreso de Gobierno Digital, Audifilm realizó dos presentaciones, la primera tuvo lugar el miércoles 25 bajo el título “Genesys i3: la plataforma tecnológica más avanzada y escalable para un máximo rendimiento del servicio e-SET de la AOC” y la segunda de ellas se llevó a cabo el jueves 26 y se presentó “Genesys i3 d’Audifilm: la plataforma que se adapta a cualquier hoja de ruta hacia la Administración Electrónica”.

Esta última presentación la inició Joaquim Mestres, Director de Operaciones de Audifilm. En primer lugar se hizo una introducción a la plataforma Genesys i3 en la que se describieron brevemente sus puntos más importantes, entre ellos, la facilidad de adaptación a diferentes entornos pudiendo utilizarse la misma plataforma tanto en una organización pequeña, con menos de 100 habitantes, hasta en una de mayor envergadura, como puede ser una organización de más de 300.00 habitantes. Además se destacó el hecho de que la plataforma permite disponer de diferentes sistemas integrados de forma transparente, evitando la necesidad de tener que saltar entre diferentes plataformas, mediante la interoperabilidad de diferentes sistemas.

Otro punto muy importante es la capacidad de diseñar los procedimientos desde un punto de vista versátil, pudiendo crearlos de forma 100% abierta, semi-asistidos, o 100% guiados, correspondiéndose con el RAE, PAC y PAE.

Realizada esta introducción 4 usuarios diferentes relataron sus propias experiencias hacia la transformación digital.

Montserrat Devesa del Ayuntamiento de Sant Llorenç Savall, municipio que cuenta con una población de unos 2400 habitantes, explicó como la organización inició su proceso de informatización y seguimiento de expedientes en septiembre de 2015 y en el año 2016 realizó la implantación de Genesys i3. Actualmente todos los departamentos utilizan esta plataforma y el factor de éxito de este proceso ha sido la buena disposición de los usuarios y la aceptación del cambio entre todos ellos, con el soporte recibido por parte de Audifilm a esta evolución.

Uno de los factores de riesgo, era la migración del registro y de los expedientes, tarea que con la colaboración de Audifilm se pudo realizar de un día para otro. Todos estos pasos han supuesto un gran esfuerzo para toda la organización, pero se ha conseguido disponer de un entorno unificado e integrado.

A continuación Pep Budí, responsable de nuevas tecnologías del Ayuntamiento de Cambrils, hizo un recorrido sobre su evolución digital, basado en un núcleo de personas, territorio y documentos. No solo ha sido un cambio tecnológico, ya que ha supuesto rediseñar su método organizativo en el que se han visto afectados todos los usuarios del ayuntamiento, pero se ha conseguido que toda la organización trabaje bajo el mismo método.

Un punto importante en este proceso ha sido la reutilización de la información de forma transversal, mediante la integración de diferentes canales y servicios, incluidas otras plataformas.

Por su parte, Valentín Gómez del Ayuntamiento de Mollet del Vallès, municipio de 52.000 habitantes y que cuenta con una plantilla de unas 300 personas, relató su experiencia para garantizar el acceso electrónico a los diferentes servicios. El Ayuntamiento está plenamente integrado con los servicios del Consorcio AOC, con procedimientos guiados y un sistema abierto. Para conseguirlo se ha realizado un completo cambio organizativo orientado a la ciudadanía. Todo este proceso se ha basado en la creación de una célula de innovación, la cual trabaja con mucha ilusión y cuenta con el apoyo de los diferentes componentes del ayuntamiento, y además tiene “licencia” para innovar. Gracias a este grupo se ha elaborado una estrategia de comunicación diferente que utiliza canales distintos de los habituales.

Por último, Ascen Moro del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat comenzó haciendo una pregunta: ¿Qué entendemos por administración electrónica?, a la que fue dando respuesta a lo largo de su exposición. Para su organización no consiste en hacer lo mismo pero con tecnología, si no en usar la tecnología para cambiar los procesos y la forma de trabajar. Hay que pasar de ser reactivos a proactivos, utilizando la información y los datos para conseguir ser predictivos.

Para ello ha sido necesaria tanto la colaboración interna, como la público-privada así como con otras administraciones. Todo el proceso se basa en una sencilla pregunta ¿Qué tipo de administración queremos ser? Y la respuesta en su caso es, una organización inteligente estructurada en una arquitectura integrada de servicios, orientada a procesos simplificados y comunes.

Para navegar en esta evolución han sido cuatro los pilares básicos:

  • Arquitectura.
  • Modelo de datos.
  • Bus de servicios.
  • Gestión de procesos y documentos.

Aunque en este momento no han alcanzado la anulación completa del papel ya que tienen que implementar la digitalización del registro de entrada, han dado grandes pasos para avanzar en la administración electrónica.

La transformación digital ya está aquí, #bastadeexcusas

Aquí os enlazamos el vídeo completo de la sesión.

El Ayuntamiento de Olot implanta con éxito la Autoliquidación Electrónica del Impuesto de Vehículos para operadores externos

Josep Rebugent, Jefe de la Sección de Ingresos del Ayuntamiento, ha querido compartir la experiencia vivida y las mejoras que ha experimentado la entidad desde la implantación de este procedimiento, ya que, junto con su equipo y el Departamento de Informática del Ayuntamiento, han trabajado conjuntamente con Audifilm a la hora de la elaboración y análisis de este trámite.

El Ayuntamiento de Olot ha dado un paso más, muy importante, en su línea de innovación y de aplicación de la Administración Electrónica en su gestión, no solamente en la tramitación interna, sino también en la relación con el ciudadano, como es el caso que nos ocupa.

Con este sistema, el usuario del Ayuntamiento deja de hacer la autoliquidación de vehículos como se hacía cada vez que lo requería un interesado (el particular directamente, el representante del titular del vehículo o un operador autorizado –gestoría, concesionario de compra-venta de vehículos, etc…).

A partir de ahora el primero ya no interviene en la realización del proceso, ya que es el operador interesado, quien desde casa, se organiza y realiza él mismo la autoliquidación cuando lo necesita. El trabajo del Ayuntamiento se limita a repasar de forma ágil la autoliquidación hecha por el interesado.

Entre las características del sistema, debemos destacar:

  • Recoge tanto los impuestos con cuota positiva, como los exentos, como los bonificados.
  • El interesado inserta toda la documentación técnica referente al vehículo, así como los documentos acreditativos de las exenciones/bonificaciones.
  • La misma plataforma tanto permite imprimir el documento cobratorio, como efectuar el pago on-line.
  • La autoliquidación queda incorporada automáticamente en el registro de entrada del Ayuntamiento (asignación de número automática).
  • La integración con el seguimiento de expedientes permite ver la información totalmente ordenada y clasificada. De este modo, se sabe en todo momento en qué estado está cada una de les peticiones de los interesados.
  • Se crea automáticamente el objeto tributario y por tanto se produce el mantenimiento automático del padrón de vehículos.
Impuesto de Vehículos

De este modo, se ha alcanzado el principal objetivo que se perseguía, ya que se ha mejorado el proceso tanto desde el punto de vista del interesado, como también del trabajador del Ayuntamiento:

Desde el punto de vista del trabajador del Ayuntamiento:

a)     Ha habido una reducción de tiempo (del orden del 50%) y de costes en la realización del proceso.

b)     Se ha notado una mejora cualitativa en la recogida de información (más completa y más ordenada).

Gestión Electrónica del Impuesto de VehículosDesde el punto de vista del Operador externo:

a)     Ha habido una reducción de tiempo y de costes en la realización del proceso.

b)     Se da la oportunidad de poder efectuar el trámite cuando se quiera sin dependencia ni necesidad de desplazarse al Ayuntamiento.

c)     Se permite efectuar el pago on-line desde la misma plataforma.

d)     Además, se puede visualizar en todo momento el estado del trámite, donde también se puede acceder a ver todos los documentos anexados.

Desde Audifilm les animamos a seguir avanzando en la misma línea de innovación y de mejora de la gestión tanto interna como externa, i les agradecemos los esfuerzos y la implicación que han tenido para poder llevarlo a cabo.

El Trámite online para realizar el Alta de Vehículos de Tracción Mecánica

Caso de éxito del Ayuntamiento de SoriaSobre la plataforma de Administración Electrónica Genesys i 3, Audifilm ha desarrollado el eAVTM (trámite on-line del Alta de Vehículos de Tracción Mecánica). Se trata de un procedimiento vía Web que da de alta un vehículo en el municipio y genera la liquidación correspondiente. 

Actualmente, el eAVTM se encuentra en funcionamiento en el Ayuntamiento de Soria, el cual ha sido el primer usuario del mismo. En el siguiente enlace podréis descubrir todas las características de este procedimiento:

Caso de Éxito – Ayuntamiento de Soria

También podéis consultar otros Casos de éxito

Listos para innovar en la administración pública

Audifilm participará en el CNIS 2015 en diferentes actividades, entre ellas una charla sobre la modernización en la gestión interna del Ayuntamiento de Mollet del Vallès

El Ayuntamiento de Mollet del Vallès tiene como objetivo, con este proyecto, sentar la base del cambio de modelo de la gestión interna, siendo el pilar de la misma la Gestión de Acuerdos y Resoluciones de los Órganos de Gobierno, eje principal de un sistema transversal de tramitación electrónica de expedientes: Tramitación en línea, Validación interna, Propuestas de resoluciones, Acuerdos, Notificaciones, Publicación y Archivo. Se analizará el pasado, presente y futuro, y se podrá ver cómo se han afrontado los distintos retos, dificultades, y sobre todo los beneficios conseguidos y previstos, desde los puntos de vista político, jurídico, organizativo y tecnológico.

También se mostrará cómo las funcionalidades de la plataforma de Administración Electrónica Genesys i3 de Audifilm, siendo un sistema Integral,  Integrado e Integrador, dan cobertura a la necesidad de un sistema parametrizable, abierto y basado en herramientas BPM, que permite la implantación de un modelo transparente, abierto, interoperable y accesible.

Éxito en la implantación de la Factura Electrónica en los clientes de Audifilm, usuarios de Genesys

Audifilm ha venido trabajando en la Factura Electrónica desde hace más de tres años, con el fin de adaptar la solución Genesys a la nueva legislación que se introdujo el 15 de enero de 2015. Esta anticipación, realizada gracias a la colaboración de varios clientes para hacer de pilotos en estas funcionalidades, ha hecho que las implantaciones realizadas hayan sido un éxito. Sigue leyendo

Premios Administración Abierta

Audifilm participará en el Congreso de Gobierno DigitalLos pasados 21 y 22 de enero se celebró el primer “Gongreso de Gobierno Digital” en el Palau de Congressos de la Fira de Barcelona, y en el marco de este, se concedieron los premios de “Administració Oberta” a diferentes ayuntamientos.

Estos premios se dan en base a la evaluación realizada en el 14 informe sobre Administración electrónica que ha elaborado el “Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (AOC)”. Entre otros, este informe recoge y valora aspectos como por ejemplo, si la web municipal ofrece tramitación electrónica; si tiene sede electrónica y tablero electrónico de edictos; si los proveedores pueden depositar facturas electrónicas o recibir notificaciones electrónicas, o bien si el Ayuntamiento intercambia datos telemáticamente con otras administraciones.

Entre los galardonados hay varios ayuntamientos con los que Audifilm colabora directamente y a los cuales queremos mandar una especial felicitación y animarles a seguir en la misma línea y avanzando conjuntamente para alcanzar nuevos retos.

A continuación os detallamos los diferentes ayuntamientos premiados, y la categoría a la que pertenecen. También os enlazamos a las respectivas páginas web de cada uno para que podáis leer las diferentes noticias publicadas:

Categoría de ayuntamientos de más de 50.000 habitantes:

-        El Prat de Llobregat

-        Mollet del Vallès

Categoría de ayuntamientos entre 20.001 y 50.000 habitantes:

-        Sant Feliu de Llobregat

-        Cambrils

-        El Masnou

-        Salt

Categoría de ayuntamientos entre 5.001 y 20.000 habitantes:

-        Malgrat de Mar

 

Participación de Audifilm en el Congreso de Gobierno Digital

El Congreso de Gobierno Digital ha sido un éxito. Mas de 1.300 personas han pasado por el Palacio de Congresos de Barcelona, erigiéndose en un verdadero espacio de encuentro e intercambio de conocimiento, con experiencias y debates sobre las infraestructuras que permitirán disponer de un buen entorno de gobernanza y una gestión pública eficaz. Sigue leyendo

Las claves del éxito de la innovación en las administraciones locales hoy, mesa – debate en #14rua

Hace unos días celebramos la edición de este año 2014 de la Reunión de Usuarios de Audifilm. En esta ocasión realizamos un interesante debate sobre las claves del éxito de la innovación en las administraciones locales hoy en día. Un tema que preocupa, sobre todo hoy, cuando hay que realizar proyectos innovadores para cubrir nuevas necesidades, optimizar los recursos existentes y modernizar antiguos procesos. Sigue leyendo