Transformación digital en las AAPP – CNADE

Durante los pasados días 24 y 25 de enero, Audifilm Grupo AL participó en el Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico, que se celebró en Leganés.

Audifilm Grupo AL presentó la visión de la transformación digital, desde el punto de vista de la solución para la administración pública Genesys i3, junto al Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat, mostr

ando la experiencia de un caso real.

Ascen Moro, responsable de la Unidad de Gestión del Conocimiento y Calidad del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat, explicó su experiencia en la transformación digital y cómo ha evolucionado a lo largo de los últimos años.

Para convertir el océano de datos en conocimiento, el ayuntamiento creó, a finales del siglo XX, una hoja de ruta, que se ha mantenido a lo largo de las diferentes legislaturas, y ha mantenido un enfoque de dentro hacia fuera, busc

ando siempre la transmisión de la información al ciudadano.

Este enfoque, sigue el concepto de los distintos análisis que se están realiz

ando sobre la utilización del Big Data en la administración pública, y que indican que se producirá un gran ahorro económico, basado en la reutilización de la información.

Hay que tener en cuenta que este proceso no es un fenómeno local, sino que tiene un alcance más global. En Europa, se entiende que no solo hay libre circulación de personas y mercancías, también es un objetivo primordial el intercambio de datos.

Los siete principios europeos para lograr el propósito de la eliminación de obstáculos digitales en las administraciones públicas, son:

- Digital por defecto: las AAPP ofrecerán servicios digitales como opción preferente.
- Principio de una sola vez: garantizar que la ciudadanía y las empresas suministren la información una única vez a las AAPP.
- Inclusión y accesibilidad: las AAPP diseñarán servicios públicos digitales inclusivos de forma predeterminada y adaptados a las diferentes necesidades.
- Apertura y transparencia: garantizar que la ciudadanía y las empresas puedan tener control de acceso y rectificación de sus propios datos.
- Transfronterizo: facilitar la movilidad dentro del marco europeo.
- Interoperabilidad: libre circulación de datos y servicios digitales en la UE.
- Confianza y Seguridad: más allá del cumplimiento normativo de protección de datos, privacidad y seguridad de TI, integr

ando estos elementos en la fase de diseño.

En este proceso, no solamente hay que prestar atención a los medios técnicos, sino en la arquitectura jurídica, mediante una visión clara de las diferentes normativas que se aplican a estos procesos.

El modelo de gestión se basa en tres pilares fundamentales:

- Modelo de datos: calidad de la información.
- Gestión de procesos y documentos: simplificación, clasificación, conservación y acceso.
- Bus de servicios: interoperabilidad.

Recomendamos ver el vídeo de la presentación, muy interesante para el ejercicio de la implementación de la transformación digital en las AAPP.

 

Islas de conocimiento en un océano de datos

Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de CatalunyaÉste es el título de la ponencia que realizará Audifilm el próximo 5 de mayo a las 11:30, en el marco del Congreso de Archivística y Gestión Documental que se celebrará los días 4, 5 y 6 de mayo 2017 en Reus. 

La gran cantidad de datos existentes en una organización, la necesidad de gestionar todos los documentos, la validación de los mismos y la seguridad necesaria asociada a estos procesos hacen que Genesys i3 sea una plataforma adecuada para estas necesidades.

Genesys i3 permite mantener y realizar la gestión integral del ciclo de vida de la información, para la reutilización continua de los datos y documentos, automatizando en el origen.

Esperamos contar con su presencia en este XVI Congreso de Archivística y Gestión Documental.

Experiencias de usuarios de Genesys i3

Genesys i3 es una plataforma abierta, adaptable integrada e integradora, y la mejor forma de demostrarlo no es que lo diga Audifilm. En el II Congreso de Gobierno Digital fueron varios los usuarios de la plataforma que explicaron sus experiencias.

Aquí os dejamos un vídeo en el que es el propio usuario quién explica las ventajas y beneficios del uso de Genesys i3.

 

II Aspectos prácticos de la Transformación Digital.

Hace un mes aproximadamente empezamos con una serie de vídeos en los que Ascen Moro del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat y con el título “Impactos en la organización de la nueva regulación del procedimiento administrativo”.

Aquí hacemos entrega de la segunda tanda de estos vídeos en los que se da continuidad al proceso hacia la implementación de la administración digital. 

Aquí están las tres siguientes entregas.

4.- Nuevo escenario, nuevo modelo de administración.

5.- Novedades y elementos de la ley 39/40.

6.- Fase de inicio.

#CNIS2017

Un buen sabor de boca nos ha dejado este #CNIS2017, mucha asistencia entorno a la administración electrónica. Durante dos días se ha celebrado este evento en la FNMT, lugar habitual, en los que Audifilm ha tenido una gran actividad.

Aquí os dejamos el vídeo de la presentación de Audifilm.

 

Y en este enlace la entrevista que le hicieron a Joan Font en la radio.

Nos vemos en el #CNIS2018 ?

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Genesys i3: la plataforma que se adapta a cualquier hoja de ruta hacia la administración electrónica

Los días 25 y 26 de enero, en el II Congreso de Gobierno Digital, con el patrocinio de Audifilm se realizaron dos presentaciones. Ya os hemos hablado sobre la primera en este artículo; la segunda se centró principalmente en la metodología e-SET, cubriéndose lo qué es e-SET, y cómo la plataforma Genesys i3 es la más avanzada y escalable, para un máximo rendimiento del Servicio e-SET de la AOC.

Joan Font hizo la introducción, para continuar con la intervención de Marta Arderiu, Subdirectora del Consorcio AOC, en el que dio respuesta a qué es e-SET.

Desde AOC se impulsa la metodología, dando cobertura a la red de ayuntamientos catalanes para que puedan cumplir con los retos de la administración electrónica, Leyes 39 y 40/2015, independientemente del número de habitantes y/o trabajadores municipales, aunque se centren en los que tienen menos de 60 trabajadores, ya que éstos cuentan con menos recursos e infraestructura.

Los objetivos principales de la metodología es buscar la transversalidad, y que todos los empleados de la administración pública trabajen de la misma forma. Disponer de un entorno de archivo y clasificación documental unificado, acceso a la firma electrónica, acceso remoto a la información, tanto de forma interna como externa, cubrir las fases básicas de la tramitación y que todos los involucrados en el proceso dispongan de la información necesaria sobre las actividades pendientes. Siendo un punto muy importante el acceso a la digitalización en origen. e-SET no es tecnología, es metodología, afirma Marta como cierre de su turno.

Siguió Joan Font con la descripción de Genesys i3 y sus principales componentes, y cómo esta plataforma se adapta e integra en la metodología e-SET.

Seguidamente Meritxell Vargas, secretaria municipal y directora del despliegue de la administración electrónica del Ayuntamiento de Viladecavalls, con 7.395 habitantes y 75 trabajadores, explicó las ventajas del uso de la metodología e-SET y cómo Genesys i3 los ha ayudado en el camino hacia la administración electrónica.

Su punto de partida es el año 2014 en el cual se tomó la decisión de trabajar sobre el modelo e-SET, iniciándose una consultoría externa que los ayudara a orientar sus pasos. Se inició el proceso de trabajo sobre las normativas, una formación integral para todos los trabajadores y que todos los participantes en el proyecto tomaran e-SET como la metodología de trabajo; también se realizó un análisis de la infraestructura y software disponible en la organización. El año 2015 y mediante un decreto de alcaldía se puso en marcha la primera fase para la implantación de la administración electrónica y la firma electrónica, y sobre todo impulsar la formación del personal; una vez conocida la metodología, se empieza a poner herramientas adaptadas a esta forma de trabajo. El año 2016 se dispone de una tramitación electrónica completa, al 100%, y se implanta un workflow básico. Se realiza la implantación de la primera herramienta de Audifilm, siendo el 2017 cuando se hace el cambio final de proveedor de tecnología. La implantación de Genesys i3 los ayudó a traspasar de forma sencilla y eficaz, 1.670 expedientes, 22.438 documentos, de los cuales 8.535 llevan firma electrónica, siendo la implantación un éxito.

A continuación, Carles Banús, Alcalde de Tavèrnoles y Consejero Delegado del Consell Comarcal d’Osona, ayuntamiento de la orden de 300 habitantes, destacó una serie de puntos sobre los pasos que han dado en la implantación de la administración electrónica en un entorno pequeño y con pocos recursos, donde ha sido primordial el liderazgo interno tanto a nivel político como técnico de este método de trabajo. Destaca en su intervención los pocos recursos requeridos por Audifilm para realizar la implantación, habiendo sido ésta ordenada y rápida. Parte del éxito de la implantación se debe al hecho que es una herramienta fácil de usar, amigable y muy flexible, pero sobre todo muy intuitiva. Una de las ventajas reseñadas por Carles es la movilidad, permitiendo que por ejemplo secretarios que no trabajan al 100% en el ayuntamiento puedan firmar expedientes de forma remota, desde su móvil o tablet.

Víctor Duque no pudo asistir a la presentación y delegó en Elisabeth Udina la misma. El Ayuntamiento de Riudarenes, con 2.148 habitantes y 6 trabajadores, dispone de los mismos formados en la metodología e-SET. Probablemente haya sido una de las administraciones locales que más rápido ha realizado la implantación de esta metodología, en la que han sido necesarias 3 jornadas para el despliegue de e-SET, y otras 3 para la implantación de Genesys i3. Puntos destacados en el proceso han sido que el usuario se ha adaptado de forma sencilla al cambio de plataforma, se dispone de una gestión ágil e integrada, mediante un potente núcleo y un registro y gestión de expedientes y documentos, y una gestión de tareas y calendario corporativo integrados en el sistema.

Una vez finalizada la parte de presentación de experiencias de Genesys i3 como plataforma para la implantación de la metodología e-SET, Elisabeth Udina de la consultora Buisi Tools, habló como experta en el despliegue de modelos de trabajo y en concreto de e-SET. Uno de los puntos importantes que destacó es la imposibilidad de invertir los factores, el primero es ayudar a las personas y las herramientas vienen después.

El fin de la charla la hizo Joan Font en la qual dejó un mensaje, “No a la digitalización del caos” y “Si a la transformación digital”.

Genesys i3: la plataforma que se adapta a la administración electrónica.

En el II Congreso de Gobierno Digital, Audifilm realizó dos presentaciones, la primera tuvo lugar el miércoles 25 bajo el título “Genesys i3: la plataforma tecnológica más avanzada y escalable para un máximo rendimiento del servicio e-SET de la AOC” y la segunda de ellas se llevó a cabo el jueves 26 y se presentó “Genesys i3 d’Audifilm: la plataforma que se adapta a cualquier hoja de ruta hacia la Administración Electrónica”.

Esta última presentación la inició Joaquim Mestres, Director de Operaciones de Audifilm. En primer lugar se hizo una introducción a la plataforma Genesys i3 en la que se describieron brevemente sus puntos más importantes, entre ellos, la facilidad de adaptación a diferentes entornos pudiendo utilizarse la misma plataforma tanto en una organización pequeña, con menos de 100 habitantes, hasta en una de mayor envergadura, como puede ser una organización de más de 300.00 habitantes. Además se destacó el hecho de que la plataforma permite disponer de diferentes sistemas integrados de forma transparente, evitando la necesidad de tener que saltar entre diferentes plataformas, mediante la interoperabilidad de diferentes sistemas.

Otro punto muy importante es la capacidad de diseñar los procedimientos desde un punto de vista versátil, pudiendo crearlos de forma 100% abierta, semi-asistidos, o 100% guiados, correspondiéndose con el RAE, PAC y PAE.

Realizada esta introducción 4 usuarios diferentes relataron sus propias experiencias hacia la transformación digital.

Montserrat Devesa del Ayuntamiento de Sant Llorenç Savall, municipio que cuenta con una población de unos 2400 habitantes, explicó como la organización inició su proceso de informatización y seguimiento de expedientes en septiembre de 2015 y en el año 2016 realizó la implantación de Genesys i3. Actualmente todos los departamentos utilizan esta plataforma y el factor de éxito de este proceso ha sido la buena disposición de los usuarios y la aceptación del cambio entre todos ellos, con el soporte recibido por parte de Audifilm a esta evolución.

Uno de los factores de riesgo, era la migración del registro y de los expedientes, tarea que con la colaboración de Audifilm se pudo realizar de un día para otro. Todos estos pasos han supuesto un gran esfuerzo para toda la organización, pero se ha conseguido disponer de un entorno unificado e integrado.

A continuación Pep Budí, responsable de nuevas tecnologías del Ayuntamiento de Cambrils, hizo un recorrido sobre su evolución digital, basado en un núcleo de personas, territorio y documentos. No solo ha sido un cambio tecnológico, ya que ha supuesto rediseñar su método organizativo en el que se han visto afectados todos los usuarios del ayuntamiento, pero se ha conseguido que toda la organización trabaje bajo el mismo método.

Un punto importante en este proceso ha sido la reutilización de la información de forma transversal, mediante la integración de diferentes canales y servicios, incluidas otras plataformas.

Por su parte, Valentín Gómez del Ayuntamiento de Mollet del Vallès, municipio de 52.000 habitantes y que cuenta con una plantilla de unas 300 personas, relató su experiencia para garantizar el acceso electrónico a los diferentes servicios. El Ayuntamiento está plenamente integrado con los servicios del Consorcio AOC, con procedimientos guiados y un sistema abierto. Para conseguirlo se ha realizado un completo cambio organizativo orientado a la ciudadanía. Todo este proceso se ha basado en la creación de una célula de innovación, la cual trabaja con mucha ilusión y cuenta con el apoyo de los diferentes componentes del ayuntamiento, y además tiene “licencia” para innovar. Gracias a este grupo se ha elaborado una estrategia de comunicación diferente que utiliza canales distintos de los habituales.

Por último, Ascen Moro del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat comenzó haciendo una pregunta: ¿Qué entendemos por administración electrónica?, a la que fue dando respuesta a lo largo de su exposición. Para su organización no consiste en hacer lo mismo pero con tecnología, si no en usar la tecnología para cambiar los procesos y la forma de trabajar. Hay que pasar de ser reactivos a proactivos, utilizando la información y los datos para conseguir ser predictivos.

Para ello ha sido necesaria tanto la colaboración interna, como la público-privada así como con otras administraciones. Todo el proceso se basa en una sencilla pregunta ¿Qué tipo de administración queremos ser? Y la respuesta en su caso es, una organización inteligente estructurada en una arquitectura integrada de servicios, orientada a procesos simplificados y comunes.

Para navegar en esta evolución han sido cuatro los pilares básicos:

  • Arquitectura.
  • Modelo de datos.
  • Bus de servicios.
  • Gestión de procesos y documentos.

Aunque en este momento no han alcanzado la anulación completa del papel ya que tienen que implementar la digitalización del registro de entrada, han dado grandes pasos para avanzar en la administración electrónica.

La transformación digital ya está aquí, #bastadeexcusas

Aquí os enlazamos el vídeo completo de la sesión.