Contratación y Control Interno, los nuevos retos, en un entorno Genesys i3

¿Cómo abordamos los nuevos retos que los cambios normativos nos imponen en el camino de nuestra hoja de ruta en la Transformación Digital que estamos viviendo?. Veremos como la capacidad integradora y la transversalidad de la plataforma de Administración Electrónica Genesys i3, permiten afrontar con garantías y rapidez los nuevos retos actuales, como son la Contratación y el Control Interno, de la mano del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat y la Diputación de Girona, respectivamente.

CNIS2018

Transformación digital en las AAPP – CNADE

Durante los pasados días 24 y 25 de enero, Audifilm Grupo AL participó en el Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico, que se celebró en Leganés.

Audifilm Grupo AL presentó la visión de la transformación digital, desde el punto de vista de la solución para la administración pública Genesys i3, junto al Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat, mostr

ando la experiencia de un caso real.

Ascen Moro, responsable de la Unidad de Gestión del Conocimiento y Calidad del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat, explicó su experiencia en la transformación digital y cómo ha evolucionado a lo largo de los últimos años.

Para convertir el océano de datos en conocimiento, el ayuntamiento creó, a finales del siglo XX, una hoja de ruta, que se ha mantenido a lo largo de las diferentes legislaturas, y ha mantenido un enfoque de dentro hacia fuera, busc

ando siempre la transmisión de la información al ciudadano.

Este enfoque, sigue el concepto de los distintos análisis que se están realiz

ando sobre la utilización del Big Data en la administración pública, y que indican que se producirá un gran ahorro económico, basado en la reutilización de la información.

Hay que tener en cuenta que este proceso no es un fenómeno local, sino que tiene un alcance más global. En Europa, se entiende que no solo hay libre circulación de personas y mercancías, también es un objetivo primordial el intercambio de datos.

Los siete principios europeos para lograr el propósito de la eliminación de obstáculos digitales en las administraciones públicas, son:

- Digital por defecto: las AAPP ofrecerán servicios digitales como opción preferente.
- Principio de una sola vez: garantizar que la ciudadanía y las empresas suministren la información una única vez a las AAPP.
- Inclusión y accesibilidad: las AAPP diseñarán servicios públicos digitales inclusivos de forma predeterminada y adaptados a las diferentes necesidades.
- Apertura y transparencia: garantizar que la ciudadanía y las empresas puedan tener control de acceso y rectificación de sus propios datos.
- Transfronterizo: facilitar la movilidad dentro del marco europeo.
- Interoperabilidad: libre circulación de datos y servicios digitales en la UE.
- Confianza y Seguridad: más allá del cumplimiento normativo de protección de datos, privacidad y seguridad de TI, integr

ando estos elementos en la fase de diseño.

En este proceso, no solamente hay que prestar atención a los medios técnicos, sino en la arquitectura jurídica, mediante una visión clara de las diferentes normativas que se aplican a estos procesos.

El modelo de gestión se basa en tres pilares fundamentales:

- Modelo de datos: calidad de la información.
- Gestión de procesos y documentos: simplificación, clasificación, conservación y acceso.
- Bus de servicios: interoperabilidad.

Recomendamos ver el vídeo de la presentación, muy interesante para el ejercicio de la implementación de la transformación digital en las AAPP.

 

Los libros tienen autoría, la transformación digital requiere gobernanza

Mario Alguacil Transformación DigitalEste es el título del artículo publicado en la revista Archivamos por Mario Alguacil, en el que se sigue desarrollando la transformación digital en el entorno de las Administraciones Públicas.

Según describe Mario las Administraciones Públicas tienen que alinear, entre todas, los esfuerzos que se están realizando en este sentido, con dos objetivos comunes principales:

  • Ser más abiertos, eficientes e integrados.
  • Prestar servicios públicos digitales sin fronteras, personalizados, fáciles de utilizar y de extremo a extremo.

Para ello es necesario que este proceso conlleve una estrategia de integración y colaboración entre administraciones, esta colaboración además debe incluir a los ciudadanos y las empresas.

Ante estos cambios rápidos y frecuentes en el tiempo es necesario que haya una clara voluntad política y la colaboración entre todos los profesionales de las administraciones públicas, con el fin de avanzar hacia una administración focalizada en la prestación eficiente de servicios públicos, escuchando y colaborando con la ciudadanía y las empresas.

Te recomendamos leer el artículo de Mario en el que amplía y desarrolla la transformación digital de las Administraciones Públicas.

Genesys i3: la plataforma que se adapta a cualquier hoja de ruta hacia la administración electrónica

Los días 25 y 26 de enero, en el II Congreso de Gobierno Digital, con el patrocinio de Audifilm se realizaron dos presentaciones. Ya os hemos hablado sobre la primera en este artículo; la segunda se centró principalmente en la metodología e-SET, cubriéndose lo qué es e-SET, y cómo la plataforma Genesys i3 es la más avanzada y escalable, para un máximo rendimiento del Servicio e-SET de la AOC.

Joan Font hizo la introducción, para continuar con la intervención de Marta Arderiu, Subdirectora del Consorcio AOC, en el que dio respuesta a qué es e-SET.

Desde AOC se impulsa la metodología, dando cobertura a la red de ayuntamientos catalanes para que puedan cumplir con los retos de la administración electrónica, Leyes 39 y 40/2015, independientemente del número de habitantes y/o trabajadores municipales, aunque se centren en los que tienen menos de 60 trabajadores, ya que éstos cuentan con menos recursos e infraestructura.

Los objetivos principales de la metodología es buscar la transversalidad, y que todos los empleados de la administración pública trabajen de la misma forma. Disponer de un entorno de archivo y clasificación documental unificado, acceso a la firma electrónica, acceso remoto a la información, tanto de forma interna como externa, cubrir las fases básicas de la tramitación y que todos los involucrados en el proceso dispongan de la información necesaria sobre las actividades pendientes. Siendo un punto muy importante el acceso a la digitalización en origen. e-SET no es tecnología, es metodología, afirma Marta como cierre de su turno.

Siguió Joan Font con la descripción de Genesys i3 y sus principales componentes, y cómo esta plataforma se adapta e integra en la metodología e-SET.

Seguidamente Meritxell Vargas, secretaria municipal y directora del despliegue de la administración electrónica del Ayuntamiento de Viladecavalls, con 7.395 habitantes y 75 trabajadores, explicó las ventajas del uso de la metodología e-SET y cómo Genesys i3 los ha ayudado en el camino hacia la administración electrónica.

Su punto de partida es el año 2014 en el cual se tomó la decisión de trabajar sobre el modelo e-SET, iniciándose una consultoría externa que los ayudara a orientar sus pasos. Se inició el proceso de trabajo sobre las normativas, una formación integral para todos los trabajadores y que todos los participantes en el proyecto tomaran e-SET como la metodología de trabajo; también se realizó un análisis de la infraestructura y software disponible en la organización. El año 2015 y mediante un decreto de alcaldía se puso en marcha la primera fase para la implantación de la administración electrónica y la firma electrónica, y sobre todo impulsar la formación del personal; una vez conocida la metodología, se empieza a poner herramientas adaptadas a esta forma de trabajo. El año 2016 se dispone de una tramitación electrónica completa, al 100%, y se implanta un workflow básico. Se realiza la implantación de la primera herramienta de Audifilm, siendo el 2017 cuando se hace el cambio final de proveedor de tecnología. La implantación de Genesys i3 los ayudó a traspasar de forma sencilla y eficaz, 1.670 expedientes, 22.438 documentos, de los cuales 8.535 llevan firma electrónica, siendo la implantación un éxito.

A continuación, Carles Banús, Alcalde de Tavèrnoles y Consejero Delegado del Consell Comarcal d’Osona, ayuntamiento de la orden de 300 habitantes, destacó una serie de puntos sobre los pasos que han dado en la implantación de la administración electrónica en un entorno pequeño y con pocos recursos, donde ha sido primordial el liderazgo interno tanto a nivel político como técnico de este método de trabajo. Destaca en su intervención los pocos recursos requeridos por Audifilm para realizar la implantación, habiendo sido ésta ordenada y rápida. Parte del éxito de la implantación se debe al hecho que es una herramienta fácil de usar, amigable y muy flexible, pero sobre todo muy intuitiva. Una de las ventajas reseñadas por Carles es la movilidad, permitiendo que por ejemplo secretarios que no trabajan al 100% en el ayuntamiento puedan firmar expedientes de forma remota, desde su móvil o tablet.

Víctor Duque no pudo asistir a la presentación y delegó en Elisabeth Udina la misma. El Ayuntamiento de Riudarenes, con 2.148 habitantes y 6 trabajadores, dispone de los mismos formados en la metodología e-SET. Probablemente haya sido una de las administraciones locales que más rápido ha realizado la implantación de esta metodología, en la que han sido necesarias 3 jornadas para el despliegue de e-SET, y otras 3 para la implantación de Genesys i3. Puntos destacados en el proceso han sido que el usuario se ha adaptado de forma sencilla al cambio de plataforma, se dispone de una gestión ágil e integrada, mediante un potente núcleo y un registro y gestión de expedientes y documentos, y una gestión de tareas y calendario corporativo integrados en el sistema.

Una vez finalizada la parte de presentación de experiencias de Genesys i3 como plataforma para la implantación de la metodología e-SET, Elisabeth Udina de la consultora Buisi Tools, habló como experta en el despliegue de modelos de trabajo y en concreto de e-SET. Uno de los puntos importantes que destacó es la imposibilidad de invertir los factores, el primero es ayudar a las personas y las herramientas vienen después.

El fin de la charla la hizo Joan Font en la qual dejó un mensaje, “No a la digitalización del caos” y “Si a la transformación digital”.

CNIS – Crear valor público para el ciudadano

El Congreso CNIS cuenta ya con un amplio recorrido, este año se realiza la séptima edición. El Congreso Nacional de Innovación y Servicios Públicos, CNIS, tendrá lugar los días 22 y 23 de febrero de 2017, y en esta edición llevará el lema “El reto de crear valor público para el ciudadano”. 

En este evento se debatirá sobre la gestión de la transformación digital en las administraciones públicas, siendo puntos importantes la valoración, análisis y experiencias sobre cómo se aplican las soluciones innovadoras en esta transformación.

El continuo avance hacia la Administración Electrónica hace necesario estar al día en las nuevas soluciones que se plantean, orientadas a:

  • Adaptación a las nuevas normativas.
  • Gobernanza y estrategia digital.
  • Procesos electrónicos en los procedimientos administrativos.
  • Innovación social.

Todo ello teniendo un claro enfoque a dar servicios eficaces al ciudadano.

Como en anteriores ocasiones, Audifilm formará parte de este evento como colaborador y también aportará su conocimiento y experiencia en la gestión de la transformación digital, mediante la plataforma Genesys i3.

El jueves día 23 de febrero de 2017, realizará la presentación titulada “Genesys i3 de Audifilm: gestión integral del ciclo de vida de la información, para la reutilización contínua de datos y documentos, automatizando en el origen”.

Os animamos a asistir a esta edición de CNIS 2017, y esperamos veros en el evento.

Aspectos prácticos de la Transformación Digital

La incorporación de las nuevas tecnologías en la Administración Pública es un proceso natural que se debe de incorporar en todas las entidades. Las nuevas normativas, entre las que se encuentran las leyes 39 y 40/2015 de procedimiento administrativo y de régimen jurídico que entraron en vigor en octubre de 2016, nos hacen que se tenga que evolucionar hacia una nueva forma de relación entre la administración y el ciudadano.

Para ayudar a salvar los obstáculos digitales, desde Audifilm, ponemos en marcha una serie de vídeos extraídos de la charla que ofreció la Sra. Ascen Moro, Responsable de la Unidad de Gestión del Conocimiento y Calidad del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat, bajo el título “Impactos en la organización de la nueva regulación del procedimiento administrativo”, que se realizó en la jornada “Efectos de las leyes 39 y 40/2015 y sus beneficios para la transparencia”.

Hemos dividido la charla en 18 capítulos, de los que os mostramos aquí los tres primeros:

1.- El Plan de acción.

2.- Normativa y proyectos implantados.

3.- Escenario a partir de la ley 11-2007 LAESP.

Próximamente iremos incorporando el resto de los capítulos con el fin de aportar conocimiento e ideas, para contribuir a afrontar dicha Transformación.

Audifilm participará en el II Congreso de Gobierno Digital

Congreso Gobierno DigitalLos días 25 y 26 de enero se celebrará en Barcelona el II Congreso de Gobierno Digital. El programa de esta edición se estructura alrededor de cuatro ejes temáticos:

  • Gobierno Abierto.
  • Administración Digital.
  • Empresa.
  • Gestión Inteligente del Territorio.

Audifilm patrocinará y participará en este congreso aportando la experiencia de algunos de los usuarios de la plataforma Genesys i3.

El día de 25 de enero Audifilm presentará “Genesys i3: la plataforma tecnológica más avanzada y escalable para un máximo rendimiento del servicio e-SET de la AOC”. En la presentación participarán: Marta Arderiu, Subdirectora de Tecnología y Servicios del Consorci AOC; Elisabeth Udina, Directora de Buisi Tools; Carles Banús, Alcalde del Ayuntamiento de Tavèrnoles y Consejero Delegado de Comunicación y Nuevas Tecnologías del Consejo Comarcal de Osona; Víctor Duque, Responsable de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Riudarenes; Meritxell Vargas, Secretaria Municipal y Directora del despliegue de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Viladecavalls y Joan Font, Director Gerente de Audifilm.

Durante esta sesión se hablará del pasado, presente y futuro de la plataforma Genesys i3, adaptada e integrada con el servicio e-SET. En esta ponencia se podrán ver los diferentes puntos de vista del Consorci AOC, Buisi Tools y Audifilm en referencia a la evolución de su concepción y despliegue. Además, se explicarán experiencias reales sobre la Transformación Digital conseguida en ayuntamientos de diferentes tamaños, como son los Ayuntamientos de Tavèrnoles, Riudarenes y Viladecavalls, las cuales serán expuestas por perfiles profesionales diferentes.

El día 26 de enero tendrá lugar otra ponencia bajo el título “Genesys i3: la plataforma que se adapta a cualquier hoja de ruta hacia la Administración Electrónica”, en la que participarán: Núria Ferrando, Técnica de Cultura del Ayuntamiento de Sant Llorenç Savall; Mario Alguacil, Director del Área de Gobierno Abierto y Servicios Generales del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat; Valentín Gómez, Jefe del Servicio de Organización, Administración Electrónica y RRHH del Ayuntamiento de Mollet del Vallès; Pep Budí, Jefe de Nuevas Tecnologías del Ayuntamiento de Cambrils y Joaquim Mestres, Director de Operaciones de Audifilm.

En esta presentación se podrá ver como los ayuntamientos de municipios del entorno de los cien habitantes hasta los de más de trescientos mil pueden cubrir su hoja de ruta con la misma plataforma, con una tecnología adaptable, evolutiva, escalable y sostenible.

Audifilm presentará las características principales de la plataforma Genesys i3 y distintas entidades, desde perfiles profesionales diferentes, explicarán su experiencia práctica, evidenciando la adaptabilidad del sistema a sus diferentes hojas de ruta.

El II Congreso de Gobierno Abierto es un evento único al que no podéis dejar de asistir, esperamos poderos ver allí.

Reunión de Usuarios de Audifilm #RUA16

Reunión de Usuarios de Audifilm #RUA16Como ya es habitual Audifilm celebra su reunión de usuarios, este año se realizará en Les Comes de Sererols, situado en Súria, Barcelona, el día 27 de Octubre de 2016.

El objetivo de la reunión de usuarios  es poder mantener un contacto directo con nuestros clientes y colaboradores, y disfrutar de un agradable encuentro.

En esta ocasión, la reciente entrada en vigor de las leyes 39 y 40/2015 sobre el Procedimiento Administrativo Común y el Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas, marca de una manera especial la reunión de este año. A partir de este octubre, el expediente administrativo será electrónico o no será, resumiendo a grandes rasgos, cero papel. 

Ante esta gran oportunidad y conscientes de esta situación, Audifilm ha estado y está trabajando para que sus clientes puedan alcanzar la Transformación Digital necesaria, que es en resumen la voluntad de la normativa, y llevar a nuestras organizaciones a un escenario de eficiencia, eficacia y transparencia, tanto en la gestión interna como en el servicio al ciudadano.

Con este objetivo hemos configurado una agenda que creemos debe ser de máximo provecho para contribuir a superar con éxito el momento histórico en el que nos encontramos, en el que se evidencia un antes y un después en la gestión administrativa, desde los puntos de vista jurídico, organizativo y tecnológico.

Esta jornada va dirigida, más que nunca, a todos. La Transformación Digital afecta a todos (cargos electos, dirección, secretaría, intervención, organización, tecnología y todos los trabajadores públicos). Estamos ante un momento histórico, y debemos tratarlo como se merece.

Clientes de Audifilm Genesys, presentes en la mesa redonda organizada por Localret

Los ayuntamientos de Sant Andreu de la Barca, Sant Feliu de Llobregat y Riudarenes, usuarios de la plataforma de gestión electrónica Genesys i3 de Audifilm, serán los protagonistas de la mesa redonda organizada por Localret, en la jornada “La adaptación de las administraciones locales catalanas a las leyes 39 y 40/2015: presentación de la Ordenanza tipo de Transparencia y Administración electrónica”, que tendrá lugar el miércoles día 28 de septiembre en el Auditorio de la UPF.

Los asistentes podrán contrastar como, organizaciones tan diversas como los tres participantes, han podido afrontar la necesaria transformación digital con éxito, ya que la plataforma Genesys i3 se ha podido adaptar siempre y dinámicamente a sus requerimientos y circunstancias, evidenciando la escalabilidad del sistema.

Para más información sobre la jornada, puede acceder a este enlace.

Transformación digital en el sector público. Armando el proyecto

Transformación digitalHace unos meses Mario Alguacil escribió un artículo en la revista “Archivamos” con el título “La transformación digital en el sector público”, y ahora presentamos la segunda parte de aquel artículo, “Armando el proyecto”.

Una vez arrancada la fase de toma de conciencia, y llegada esta a su final, empieza una segunda: el lanzamiento.

Según nos explica Mario, en un proyecto de estas características hay tres dimensiones principales a considerar:

  • La Organización (Infraestructuras, procesos, perfiles, cultura).
  • Los Servicios Públicos (De calidad, accesibles, usables, sostenibles, etc.).
  • El Marco Relacional (Canales, dispositivos, interoperabilidad, seguridad, etc.).

Además de la necesidad de reorientación del departamento de TI, los diferentes departamentos involucrados se deben adaptar al nuevo modelo de trabajo, desde la atención ciudadana hasta las unidades de tramitación. Para ello la dirección de la organización debe involucrarse al 100% y requerir una determinación explícita.

En la última parte de esta fase será necesario crear y estructurar los procesos necesarios para transmitir el conocimiento y empoderamiento de los trabajadores públicos. También será necesaria la formación adecuada para cubrir la posible brecha digital interna que en cada organización pueda existir.

Para organizar todo el proyecto de forma adecuada será necesaria la creación de una hoja de ruta que incluya una línea de tiempo simplificada y comprensible.

Siguiendo estas pautas básicas, un proyecto de transformación tendrá más oportunidades de llegar a buen puerto.

Os recomendamos la lectura del artículo completo que podéis encontrar en este enlace.